Stadt­werke Bad Hers­feld: Effizienter im Team arbeiten, unkom­pli­ziert E-Mails archivieren

Wir wollten Outlook gerne behalten. Nur fehlten uns dabei einige wichtige Funk­tionen wie z. B. die Synchro­ni­sie­rung mit mobilen Endge­räten. Die für uns opti­male Lösung heißt deshalb: Zarafa. Wir haben mit der Group­ware unsere Arbeits­ab­läufe enorm verbessert. 

Ausgangs­si­tua­tion

Die Stadt­werke Bad Hers­feld nutzten in der Vergan­gen­heit noch keine Group­ware-Funk­tionen. Und: Das Unter­nehmen hatte zuvor keine Möglich­keit, Mails profes­sio­nell zu archi­vieren. Die Anfor­de­rungen an die neue Lösung waren klar fest­ge­legt: eine Group­ware, die zusammen mit Outlook funk­tio­niert, mit der die Mitar­beiter ohne lange Einge­wöh­nungs­phase sofort arbeiten können. „Natür­lich wollten wir nicht nur bequem E-Mails bearbeiten, sondern auch außer Haus auf die internen Daten zugreifen können“, erklärt Matthias Lotz, IT-Leiter der Stadt­werke Bad Hers­feld, die Gründe für die Migra­tion, „die Zeit war mehr als reif für eine sinn­volle Ergänzung“.

Von Outlook zu Zarafa

Nachdem die Verant­wort­li­chen der Stadt­werke Bad Hers­feld mit dem IT-System­haus aus Fulda die Anfor­de­rungen an das neue  System aufge­stellt hatten, war schnell klar, dass Zarafa, die Group­ware-Alter­na­tive zu Micro­soft Exchange, eine ideale und vor allem beson­ders kosten­güns­tige Lösung ist, um alle Anfor­de­rungen des Unter­neh­mens zu erfüllen.

„Die Anbin­dung an Outlook wurde über eine MAPI-Schnitt­stelle möglich gemacht“,  erklärt Bastian Marmetschke (NETHINKS-Projekt­leiter) die  Hinter­gründe der neuen Soft­ware. Damit waren die Zeiten vorbei, in denen Termine der einzelnen Mitar­beiter erst umständ­lich abge­fragt werden mussten, bevor ein Meeting mit mehreren  Personen geplant werden konnte.

„Mit der neuen Group­ware können auch unsere Empfangs­mit­ar­beiter ganz einfach einsehen, welcher Kollege zum Beispiel gerade außer Haus und wann  er wieder greifbar ist für weitere Aufgaben“, berichtet Matthias  Lotz von den Stadtwerken.

Zarafa im Einsatz

Mit dem ausge­klü­gelten Berech­ti­gungs­system von Zarafa kann ganz indi­vi­duell fest­ge­legt werden, wer Daten bearbeiten oder nur lesen darf. Zum Beispiel kann der Zugriff auf den Kalender des Mitar­bei­ters gewährt werden, nicht aber auf seine E-Mails. Das zentrale Adress­buch, das alle Beschäf­tigten abrufen können, wird von einigen wenigen Mitar­bei­tern gepflegt, die dafür sorgen, dass etwa keine doppelten Einträge die Daten­bank unüber­sicht­lich machen. Auch Abwe­sen­heits­no­tizen sind problemlos möglich, und der E-Mail-Eingang kann an Kollegen weiter­ge­leitet werden. „Außerdem können wir jetzt endlich unsere Mails problemlos und kosten­günstig archi­vieren“, so Lotz, „und damit der aktu­ellen gesetz­li­chen Verpflich­tung nachkommen“.

Fazit

“Mit Zarafa sparen wir in Zukunft viel Zeit”, zieht Matthias Lotz posi­tive Bilanz, „mit Outlook Look & Feel war auch keine wirk­liche Umstel­lung nötig.“ Die Mitar­beiter der Stadt­werke Bad Hers­feld würden einfach die zusätz­li­chen Features von Zarafa und die damit erheb­liche Arbeits­ent­las­tung genießen. Auch die Außen­dienstler nutzen bereits die Kalender- oder Kontakt­funk­tionen und greifen etwa bei Meetings mit Kunden auf firmen­in­terne Daten zurück – die schnelle Synchro­ni­sa­tion bringt alle Netz­werk-Teil­nehmer ohne Warte­zeiten auf den jeweils neuesten Stand. „Die Einfüh­rung der neuen Group­ware verlief völlig problemlos“, blickt Lotz zurück. „Unser zentraler Ansprech­partner bei NETHINKS, Bastian Marmetschke, hat alle Vorgänge genau erklärt und offene Fragen sofort kompe­tent beant­wortet.“ Der Preis­vor­teil von Zarafa gegen­über anderen Lösungen und die Möglich­keit der Mail­ar­chi­vie­rung waren für die Stadt­werke Bad Hers­feld weitere starke Argu­mente für die nun erfolg­reich abge­schlos­sene Umstel­lung der Software.

Ihr Ansprech­partner zu diesem Projekt

Bastian Marmetschke
Team­lei­tung Profes­sional Services & Solutions
+49 661 250000
bastian.marmetschke(at)NETHINKS.com

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