Signa­turen - eine Erwei­te­rung für Kopano-Mailserver

Signa­turen unter Mails sind notwen­dige Übel. Eine kleine, kosten­lose Erwei­te­rung von NETHINKS verein­facht das einheit­liche Erstellen von Signa­turen für das gesamte Unter­nehmen. Wir beschreiben, wie es funk­tio­niert und was Sie brau­chen, um das in Ihrem Kopano-Umfeld nutzen zu können.

Im geschäft­li­chen Umfeld sind Signa­turen ein notwen­dige Übel. Notwendig deshalb, weil sie von gesetz­li­cher Seite vorge­schrieben sind [siehe Wiki­pedia]. Und übel deshalb, weil es eine der schwie­rigsten Aufgaben in Orga­ni­sa­tionen ist, dafür zu sorgen, dass alle die gleiche Signatur in iden­ti­scher Forma­tie­rung und mit den rich­tigen Angaben verwenden.

Erik Reitz aus dem NETHINKS-Team Web&Mail dazu: “Ich habe schon alles erlebt. Das kleinste Vergehen ist die komplette Abwe­sen­heit einer Signatur. Oft kommt es aber auch vor, dass veral­tete oder sogar komplett falsche Angaben in den Signa­turen der Mitar­bei­tenden zu finden sind. Von einer einheit­li­chen Forma­tie­rung will ich gar nicht erst spre­chen.” Dafür müsse es doch eine Lösung geben, dachte sich Reitz und hat für die von NETHINKS einge­setzte Mail­server-Lösung Kopano eine kleine Hilfe entwickelt.

“Im Prinzip liegen alle Angaben in irgend­wel­chen Daten­banken (LDAP, AD-Server) vor. Diese müssen in Form einer Signatur zusammen gebracht werden”, sagt Reitz: “Das sollte eigent­lich kein Problem sein.” Kurz: Er entwi­ckelte eine kleine Zusatz­lö­sung, die für uns, aber auch für unsere Kunden, funktioniert.

Wie funk­tio­niert die auto­ma­ti­sche Signatur?

Als Vorlage dient ein simples HTML-File, in dem man die Stan­dards einer Signatur hinter­legen kann. Schriftart, Größe, Farben und Logo können eben­falls frei defi­niert werden. Die entschei­denden, inhalt­li­chen Unter­schiede (zum Beispiel Name, Tele­fon­nummer oder Abtei­lung) werden in Form von Varia­blen ange­geben.  Die entspre­chenden Werte erhalten wir dann aus der Kopano-Daten­bank, die sämt­liche Infor­ma­tionen wiederum aus dem Benut­zer­au­then­ti­fi­zie­rungs­system (LDAP, AD-Server) abgleicht. So erhält jeder ange­legte Benutzer schließ­lich auto­ma­tisch eine stan­dar­di­sierte Signatur mit den jewei­ligen persön­li­chen Informationen.

Signa­tur­vor­lagen einfach erstellt

Mit fünf Zeilen HTML-Code hat man bereits die komplette Signatur-Vorlage für das ganze Unter­nehmen erstellt:

Nach dem Import ist die Signatur auto­ma­tisch in der Webapp verfügbar und wird an die E-Mail angehängt:

Die Signatur-Lösung für Sie

“Jeder, der Kopano von NETHINKS bezieht und im Einsatz hat, kann diese Lösung nutzen” sagt Reitz. “Eine oder zwei Stunden Einrich­tung - gegen entspre­chendes Entgelt versteht sich - und die Lösung kann dauer­haft genutzt werden.” Inter­es­senten können sich einfach bei uns melden: mailto:vertrieb@nethinks.com.

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