Signaturen unter Mails sind notwendige Übel. Eine kleine, kostenlose Erweiterung von NETHINKS vereinfacht das einheitliche Erstellen von Signaturen für das gesamte Unternehmen. Wir beschreiben, wie es funktioniert und was Sie brauchen, um das in Ihrem Kopano-Umfeld nutzen zu können.
Im geschäftlichen Umfeld sind Signaturen ein notwendige Übel. Notwendig deshalb, weil sie von gesetzlicher Seite vorgeschrieben sind [siehe Wikipedia]. Und übel deshalb, weil es eine der schwierigsten Aufgaben in Organisationen ist, dafür zu sorgen, dass alle die gleiche Signatur in identischer Formatierung und mit den richtigen Angaben verwenden.
Erik Reitz aus dem NETHINKS-Team Web&Mail dazu: „Ich habe schon alles erlebt. Das kleinste Vergehen ist die komplette Abwesenheit einer Signatur. Oft kommt es aber auch vor, dass veraltete oder sogar komplett falsche Angaben in den Signaturen der Mitarbeitenden zu finden sind. Von einer einheitlichen Formatierung will ich gar nicht erst sprechen.“ Dafür müsse es doch eine Lösung geben, dachte sich Reitz und hat für die von NETHINKS eingesetzte Mailserver-Lösung Kopano eine kleine Hilfe entwickelt.
„Im Prinzip liegen alle Angaben in irgendwelchen Datenbanken (LDAP, AD-Server) vor. Diese müssen in Form einer Signatur zusammen gebracht werden“, sagt Reitz: „Das sollte eigentlich kein Problem sein.“ Kurz: Er entwickelte eine kleine Zusatzlösung, die für uns, aber auch für unsere Kunden, funktioniert.
Wie funktioniert die automatische Signatur?
Als Vorlage dient ein simples HTML-File, in dem man die Standards einer Signatur hinterlegen kann. Schriftart, Größe, Farben und Logo können ebenfalls frei definiert werden. Die entscheidenden, inhaltlichen Unterschiede (zum Beispiel Name, Telefonnummer oder Abteilung) werden in Form von Variablen angegeben. Die entsprechenden Werte erhalten wir dann aus der Kopano-Datenbank, die sämtliche Informationen wiederum aus dem Benutzerauthentifizierungssystem (LDAP, AD-Server) abgleicht. So erhält jeder angelegte Benutzer schließlich automatisch eine standardisierte Signatur mit den jeweiligen persönlichen Informationen.
Signaturvorlagen einfach erstellt
Mit fünf Zeilen HTML-Code hat man bereits die komplette Signatur-Vorlage für das ganze Unternehmen erstellt:
Nach dem Import ist die Signatur automatisch in der Webapp verfügbar und wird an die E-Mail angehängt:
Die Signatur-Lösung für Sie
„Jeder, der Kopano von NETHINKS bezieht und im Einsatz hat, kann diese Lösung nutzen“ sagt Reitz. „Eine oder zwei Stunden Einrichtung – gegen entsprechendes Entgelt versteht sich – und die Lösung kann dauerhaft genutzt werden.“ Interessenten können sich einfach bei uns melden: mailto:vertrieb@nethinks.com.
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