Was muss man bei der E-Mail-Archi­vie­rung beachten?

Die rechts­kon­forme Aufbe­wah­rung von E-Mails ist ein kompli­ziertes Thema und wird deshalb in vielen Unter­nehmen unter­schätzt. Doch da die E-Mail heut­zu­tage häufig den allei­nigen Nach­weis für die geschäft­liche Kommunikation darstellt, ist eine sichere Archi­vie­rung zwin­gend erforderlich.

Für wen ist die E-Mail-Archi­vie­rung Pflicht?

Abge­sehen von Nicht­kauf­leuten (wie Klein­ge­wer­be­trei­bende und Frei­be­rufler) ist jedes Unter­nehmen dazu verpflichtet, geschäft­liche E-Mails zu archi­vieren. Ein klares Gesetz für die Archi­vie­rung von E-Mails gibt es aller­dings nicht. Die recht­liche Grundlage ergibt sich aus unter­schied­li­chen Vorschriften und Gesetzen. Darunter fallen unter anderem steu­er­recht­liche und buch­hal­te­ri­sche Anforderungen.

 

Muss jede E-Mail-Archi­viert werden?

Nein. E-Mails müssen nur dann archi­viert werden, wenn sie einen geschäft­li­chen oder steu­er­li­chen Bezug haben. Darunter zählen unter anderem E-Mails mit den Inhalten von Handels­bü­chern, Inven­taren, Jahres­ab­schlüssen oder auch Buchungs­be­legen. E-Mails, die ausschließlich für den Trans­port eines Anhangs dienen, News­letter und Spam-Mails müssen nicht archi­viert werden.

 

Darf jede E-Mail-Archi­viert werden?

Nein. Während viele E-Mails aufgrund gesetz­li­cher Vorgaben archi­viert werden müssen, gibt es einige E-Mails, die auf gar keinen Fall gesi­chert werden dürfen. Darunter zählen beispiels­weise private E-Mails von Mitar­bei­tern. Denn falls diese der Archi­vie­rung ihrer E-Mails nicht explizit zuge­stimmt haben, ist eine Aufbe­wah­rung unzu­lässig. Genauso unzu­lässig ist übri­gens auch die Archi­vie­rung von Bewerberdaten.

 

Anfor­de­rungen an die Archivierung

Der Gesetz­geber bietet keine ausführ­li­chen Vorgaben für die Aufbe­wah­rung geschäft­li­cher E-Mails. Aus § 146 AO (Abga­ben­ord­nung) und § 239 HGB (Handels­ge­setz­buch) ergeben sich aber folgende, sehr allge­mein gehal­tene Bedin­gungen für die revi­si­ons­si­chere E-Mail-Archivierung:

Handels­bü­cher und sons­tige erfor­der­liche Aufzeich­nungen müssen:

  • voll­ständig,
  • richtig,
  • zeit­ge­recht,
  • unver­än­der­lich
  • ordent­lich und
  • nach­voll­ziehbar

geführt werden.

Da ein handels­üb­li­ches E-Mail-Programm diesen Anfor­de­rungen, beson­ders bezogen auf die Unver­än­der­bar­keit der E-Mails, nicht gerecht werden kann, braucht es eine andere Lösung zur Aufbe­wah­rung von E-Mails.

E-Mail-Archi­vie­rung leicht gemacht

Aufgrund der Masse an ein- und ausge­henden E-Mails sichern einige Unter­nehmen einfach alle E-Mails. Das kann aller­dings zu Verstößen gegen den Daten­schutz führen, denn wie bereits erwähnt, darf nicht jede E-Mail archi­viert werden.

Um diese Anfor­de­rungen bequem zu erfüllen, gibt es Soft­ware-Lösungen wie Mail­Ar­chiva, die es durch die rich­tige Konfi­gu­ra­tion ermög­li­chen, sämt­liche ein- und ausge­henden E-Mails rechts­si­cher zu behandeln. 

 

Mehr Infor­ma­tionen dazu finden Sie hier: https://nethinks.com/web-and-mail/e-mail-archivierung-leicht-gemacht-dank-hosted-mailarchiva/

Wie bereits am Anfang erwähnt, ist die Rechts­lage bei der E-Mail-Archi­vie­rung durchaus kompli­ziert. Dieser Artikel stellt keine Rechts­be­ra­tung dar, sondern dient der grund­le­genden Infor­ma­tion. Bei Fragen und Problemen sollten Sie sich an einen Rechts­ex­perten wenden.

Sie möchten gerne eine persön­liche Bera­tung? Schreiben Sie uns hier eine Nach­richt oder rufen Sie uns gleich an. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

 

© Bild­nach­weis: Unsplash.com by Nana Smir­nova

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