Die rechtskonforme Aufbewahrung von E-Mails ist ein kompliziertes Thema und wird deshalb in vielen Unternehmen unterschätzt. Doch da die E-Mail heutzutage häufig den alleinigen Nachweis für die geschäftliche Kommunikation darstellt, ist eine sichere Archivierung zwingend erforderlich.
Für wen ist die E-Mail-Archivierung Pflicht?
Abgesehen von Nichtkaufleuten (wie Kleingewerbetreibende und Freiberufler) ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, geschäftliche E-Mails zu archivieren. Ein klares Gesetz für die Archivierung von E-Mails gibt es allerdings nicht. Die rechtliche Grundlage ergibt sich aus unterschiedlichen Vorschriften und Gesetzen. Darunter fallen unter anderem steuerrechtliche und buchhalterische Anforderungen.
Muss jede E-Mail-Archiviert werden?
Nein. E-Mails müssen nur dann archiviert werden, wenn sie einen geschäftlichen oder steuerlichen Bezug haben. Darunter zählen unter anderem E-Mails mit den Inhalten von Handelsbüchern, Inventaren, Jahresabschlüssen oder auch Buchungsbelegen. E-Mails, die ausschließlich für den Transport eines Anhangs dienen, Newsletter und Spam-Mails müssen nicht archiviert werden.
Darf jede E-Mail-Archiviert werden?
Nein. Während viele E-Mails aufgrund gesetzlicher Vorgaben archiviert werden müssen, gibt es einige E-Mails, die auf gar keinen Fall gesichert werden dürfen. Darunter zählen beispielsweise private E-Mails von Mitarbeitern. Denn falls diese der Archivierung ihrer E-Mails nicht explizit zugestimmt haben, ist eine Aufbewahrung unzulässig. Genauso unzulässig ist übrigens auch die Archivierung von Bewerberdaten.
Anforderungen an die Archivierung
Der Gesetzgeber bietet keine ausführlichen Vorgaben für die Aufbewahrung geschäftlicher E-Mails. Aus § 146 AO (Abgabenordnung) und § 239 HGB (Handelsgesetzbuch) ergeben sich aber folgende, sehr allgemein gehaltene Bedingungen für die revisionssichere E-Mail-Archivierung:
Handelsbücher und sonstige erforderliche Aufzeichnungen müssen:
- vollständig,
- richtig,
- zeitgerecht,
- unveränderlich
- ordentlich und
- nachvollziehbar
geführt werden.
Da ein handelsübliches E-Mail-Programm diesen Anforderungen, besonders bezogen auf die Unveränderbarkeit der E-Mails, nicht gerecht werden kann, braucht es eine andere Lösung zur Aufbewahrung von E-Mails.
E-Mail-Archivierung leicht gemacht
Aufgrund der Masse an ein- und ausgehenden E-Mails sichern einige Unternehmen einfach alle E-Mails. Das kann allerdings zu Verstößen gegen den Datenschutz führen, denn wie bereits erwähnt, darf nicht jede E-Mail archiviert werden.
Um diese Anforderungen bequem zu erfüllen, gibt es Software-Lösungen wie MailArchiva, die es durch die richtige Konfiguration ermöglichen, sämtliche ein- und ausgehenden E-Mails rechtssicher zu behandeln.
Mehr Informationen dazu finden Sie hier: https://nethinks.com/web-and-mail/e-mail-archivierung-leicht-gemacht-dank-hosted-mailarchiva/
Wie bereits am Anfang erwähnt, ist die Rechtslage bei der E-Mail-Archivierung durchaus kompliziert. Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar, sondern dient der grundlegenden Information. Bei Fragen und Problemen sollten Sie sich an einen Rechtsexperten wenden.
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