Wenn es in Gesprächen mit unseren Kunden oder Interessenten um Kopano, die datensouveräne Alternative zu Microsoft Exchange, geht, kommt in den meisten Fällen die eine alles entscheidende Frage auf den Tisch: „Kann ich denn mit Kopano auch weiterhin mein Outlook verwenden?” Mit dieser Frage rücken plötzlich alle anderen Argumente in den Hintergrund.
Warum ist diese Frage so wichtig?
Klar ist: Outlook dominiert den Markt der E-Mail-Anwendungen für Businesskunden. Wer also irgendeiner Tätigkeit im Büro nachgeht, kommt sehr wahrscheinlich täglich mit Outlook in Kontakt.
Besonders die IT-Fachabteilungen schrecken vor potenziellen Veränderungen zurück – und das ist auch verständlich. Schließlich stellt die E-Mail das Fundament der Kommunikation in Unternehmen dar, und wenn das nicht funktioniert, ist die interne IT-Abteilung die erste Anlaufstelle.
Kopano und Outlook wirklich koppeln?
Die Frage um den Funktionsumfang der Outlook-Integration widerspricht dem eigentlichen Kerngedanken einer Umstellung auf Kopano. Immer wieder steht Microsoft beim Thema Datenschutz in der Kritik. Kopano als datensouveräne Open-Source-Lösung garantiert hingegen Hoheit über die eigenen Daten – und genau das ist der Punkt. Wenn man die E-Mails, Kalendereinträge, Kontakte etc. vom datensouveränen Kopano-Server abruft und dafür Microsofts Outlook verwendet, hat man ehrlich gesagt wenig gewonnen.
Was macht Outlook so besonders?
Zugegeben: Microsoft bietet Dienste an, die gut ineinander integriert sind.
Das ist aber oft kein Argument in den Gesprächen mit Kunden und Interessenten, weil es selten in vollem Umfang genutzt wird. Was machen Otto-Normalverbraucherinnen und -verbraucher? Sie versenden und empfangen E-Mails, greifen auf den eigenen oder andere Kalender zu und vielleicht pflegen sie noch Kontakte, Aufgaben und Notizen – Standardfeatures, die nicht nur generell in der Kopano-Webapp vorhanden, sondern dort auch größtenteils gleich oder sehr ähnlich zu bedienen sind.
Darüber hinaus kann Outlook eigentlich nicht mit vielen weiteren besonderen Features punkten – im Gegenteil: Die Software ignoriert Standards, bringt einzigartige Fehler hervor und schließt mittlerweile alles aus, was nicht Microsoft im Namen trägt.
Am Ende bleibt vor allem die Gewohnheit als Argument.
Die Webapp bietet entscheidende Vorteile
Wer zur Kopano-Webapp greift, wird sich nicht lange umgewöhnen müssen. Bekannte Funktionen aus Outlook lassen sich dort ebenfalls gut und ähnlich nutzen. Darüber hinaus gibt es noch weitere Vorteile:
- Plattformunabhängigkeit – dieselbe Anwendung auf jedem System
- Alle Daten auf einem Server – keine lokalen Backups notwendig
- Individuelle Anpassungen möglich
- Geringere Kosten
- Einfache Wartung und regelmäßige Updates
Besonders der Wartungsaufwand ist bei Webapps verschwindend gering. Oft erleben wir, wie bei Unternehmen noch ältere, wenn nicht sogar verschiedene, Outlook-Versionen verwendet werden. Mit einer Webapp sind alle auf dem selben Stand.
Zu guter Letzt
Microsoft schafft mit den angebotenen Diensten eine technisch-funktionale Kundenbindung. Man spricht dabei vom Vendor Lock-in. Der Kunde kann das genutzte Produkt nicht ohne Weiteres durch eine gleichwertige Lösung eines anderen Anbieters austauschen, weil die verwendeten proprietären Technologien inkompatibel mit denen von Wettbewerbern sind. Das hat den Effekt, dass viele Kunden bei einem Dienstleister bleiben, der ihren individuellen Ansprüchen nicht gerecht wird, um eine komplexe Migration zu vermeiden.
Das sollte man dringend vermeiden. Und dabei können wir Sie unterstützen.
Als Open-Source-Software verwendet Kopano jahrelang erprobte, standardisierte Technologien. Neben der Hoheit über Ihre Daten, gewinnen Sie auch die technische Unabhängigkeit von Anbietern und Produkten.
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