Ohne Mail- und Groupware-Anwendungen geht in Unternehmen heute gar nichts mehr. Viele Betriebe greifen hierbei auf die bekannten Microsoft-Produkte zurück. Aber nicht jeder möchte Exchange einsetzen. Gut, dass es auch andere Möglichkeiten gibt. Kopano bietet für Ihr Unternehmen eine professionelle Alternative, die NETHINKS anbietet – selbstverständlich auch gehosted.
Mit diesem Artikel wollen wir speziell auf die Nutzung von Kopano Groupware mit Smartphones eingehen. Und wir verraten Ihnen an dieser Stelle auch, warum wir Kopplungen von privaten Endgeräten mit unseren NETHINKS-Systemen nicht mehr zulassen.
Kopplung mit Smartphones
Kalender, Mails, Kontakte, Notizen: All dies übernimmt heutzutage zum Großteil unser Smartphone. Es ist somit, im täglichen Business, unerlässlich, dass Groupware-Lösungen auch mit dem Smartphone erledigt werden müssen. Dies ist bei Kopano ganz einfach mit Exchange ActiveSync (Z-Push) möglich. Aber was ist das nochmal genau? Exchange ActiveSync ist ein XML-basiertes Protokoll, das über HTTP oder HTTPS kommuniziert. Über HTTPS werden Daten dabei verschlüsselt übertragen.
Smartphone Wipe sorgt für Sicherheit
Nicht zu vergessen ist das Thema Sicherheit! Selbstverständlich bietet auch Kopano eine besondere Sicherheitsfunktion an: Das ganze lautet Smartphone Wipe. Ein Beispiel: Verliert ein Kopano-Nutzer sein Handy, kann der Administrator einen „Wipe“-Befehl senden. Ist das betroffene Gerät wieder per Internet erreichbar, wird auf Werkseinstellungen zurückgesetzt. So können auf dem Smartphone gespeicherte Daten nicht in fremde Hände gelangen.
Diese Funktion muss dem Nutzer allerdings bekannt sein. Das ist ganz wichtig. Besonders dann, wenn es sich um ein privates Endgerät handelt. Dieser Umstand führt gleich zur nächsten Frage:
BYOD ist das schlau?
„Bring your own device – BYOD“: Das ist die Bezeichnung dafür, private Geräte wie Laptops, Tablets oder Smartphones in Netzwerke von Unternehmen zu integrieren. Die Kopplung von Kopano über Active Sync kann grundsätzlich auch mit privaten Geräten erfolgen. Die Fragen, die man sich unbedingt stellen muss, lauten: Ist das sinnvoll und ist dies aus Sicherheitsaspekten zu empfehlen?
Wir von NETHINKS verneinen beide Fragen. Private Endgeräte dürfen nicht mehr mit unseren Systemen gekoppelt werden, auch wenn wir mal eine Zeit hatten, wo dies erlaubt war. Aktuell wollen wir die ISO27001-Zertifizierung erlangen, hier müssen unterschiedliche Workflows berücksichtigt und eingehalten werden. Während der zurzeit laufenden Vorbereitungen haben wir die Entscheidung getroffen, keine privaten Geräte mehr in unserem Büro- oder Firmennetzwerk zuzulassen. Für firmenfremde Endgeräte stellen wir ein Gast-WLAN bereit. Dies kann auch von unseren Kollegen, mit eigenen Geräten, benutzt werden. Es ist aber streng vom Firmennetz getrennt.
Als BYOD noch erlaubt war, standen wir vor der großen Herausforderung, Vereinbarungen mit den Mitarbeitenden über die Nutzung zu treffen. Und wir mussten speziell die Wipe-Funktion argumentieren.
Gleichwohl steht aber fest: Bei Mail- und Groupware-Lösungen ist Kopano mehr als eine Alternative.
Verwendung
Die Verwendung ist kinderleicht. Mails senden und empfangen, zu Terminen einladen und zusagen Kontakte, Aufgaben und Notizen verwalten – unerlässliche Funktionen in unserem Arbeitsalltag. Umso wichtiger ist, dass alles mit Kopano funktioniert und die Verwendung einfach und praktisch ist.
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