Haben ist besser als brauchen – Gesetzeskonform archivieren!

Wer sich schon einmal mit den Anforderungen einer gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung auseinandergesetzt hat, der weiß: Es wird schnell kompliziert. Das Problem dabei ist, dass kein Gesetzestext existiert, der die verschiedenen Anforderungen klar definiert. Vielmehr ergeben sich die rechtlichen Grundlagen aus unterschiedlichsten Vorschriften und Gesetzen. Diese können zum Beispiel aus dem Steuerrecht oder sonstigen buchhalterischen Auflagen stammen. Sobald man zu tief in die Materie einsteigt, bekommt man ganz schnell das Gefühl, dass man eigentlich nur alles falsch machen kann.

Aus diesem Grund haben wir bei NETHINKS im Juli 2022 ein Business Breakfast zu diesem Thema veranstaltet. Unser Ziel: Klarheit schaffen. Und da wir selbst keine Rechtsprofis sind, haben wir uns einen echten Spezialisten eingeladen. Rechtsanwalt Thorsten Nagel von der Kanzlei Scheurmann Schraad & Partner war bei uns zu Gast und hat darüber aufgeklärt, wie man es denn „richtig“ macht. Schnell wurde klar: Mit der Faustregel „Lieber zu viel als zu wenig“ kann man wenig falsch machen. Die Frage sollte also nicht lauten: „Was muss ich archivieren?“, sondern viel mehr: „Was darf ich auf keinen Fall archivieren?“.

Zum Abschluss seines Vortrags wies Thorsten Nagel noch auf die rechtlichen Konsequenzen bei Nichteinhaltung einer gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung hin. Die können von empfindlichen Geldstrafen bis hin zu möglichen Freiheitsstrafen reichen. Das klingt erst einmal unangenehm.

Klopf klopf. Hier ist das Finanzamt

Natürlich gilt: Die Androhung einer Haftstrafe bei Fehlen der E-Mail-Archivierung passiert nicht wegen Bagatellen. Denn dabei geht es eher um Ausnahmefälle betrügerischer Art. Nichtsdestotrotz ist es immer besser, sich möglichst gut mit dem Finanzamt zu stellen. Also sollte man die Frage, ob man über eine revisionssichere E-Mail-Archivierung verfügt, am besten mit „ja“ beantworten. Sonst wirft das vielleicht unangenehme Fragen auf. Doch wie lässt sich das möglichst unkompliziert und bequem umsetzen?

Mehr ist mehr

Bei NETHINKS haben wir für uns festgestellt, dass es wesentlich einfacher ist, zu definieren, was man definitiv nicht archivieren sollte. Das können beispielsweise Bewerbungen sein. Private E-Mails gibt es bei uns nicht, denn die private Nutzung von den geschäftlichen E-Mail-Adressen ist laut Geschäftsordnung untersagt. Wer es trotzdem macht, muss sich darüber im Klaren sein, dass diese E-Mails im Archiv landen. Diese Methode empfehlen wir mittlerweile all unseren Kunden. Denn so geht nichts verloren.

Klar ist, dass man durch die Mehr-ist-Mehr-Methode mehr Speicherplatz einkalkulieren muss. Doch die Arbeitszeit, die es kostet, jeden einzelnen Newsletter, den man nicht unbedingt archivieren müsste, herauszufiltern, wird der Einsparung am Ende nicht gerecht. Außerdem läuft man bei vielen und komplizierten Filterregeln für das Archiv Gefahr, dass am Ende Dinge gefiltert werden, welche gar nicht gefiltert werden sollten.

Zusammengefasst: je mehr und einfacher, desto sicherer.

Die Lösung

Aufgrund der Erfahrung, die wir mit anderen Lösungen in diesem Bereich gemacht haben, ergeben sich mittlerweile die folgenden Anforderungen an eine E-Mail-Archivierungssoftware:

einfache Handhabung
Open Source und auf Basis von Linux
Datensouveränität
Plattformunabhängigkeit
revisionssicher & GoBD-konform
deutscher Hersteller & Support

Seit nun über einem Jahr vertrauen wir dabei auf Benno-MailArchiv, mit dem wir nicht nur unsere eigene E-Mail-Archivierung im Griff haben, sondern auch Lösungen für unsere Kundinnen und Kunden bereitstellen.

Dabei ist vollkommen egal, welche Mailsysteme man einsetzt. Denn dank der offenen Schnittstellen, die Benno-MailArchiv bereitstellt, können wir sowohl Kopano als auch Exchange, Office 365 und alle anderen Systeme mit dem Benno-MailArchiv koppeln. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.