Ihre E-Mail ist im Spam gelandet? SPF-Record verstehen und richtig einsetzen

Wer dafür sorgen möchte, dass die eigenen E-Mails nicht durch den Spam- und Virenfilter eines Empfängers abgefangen bzw. fälschlicherweise als Spam markiert werden, muss aktiv werden und vorbeugende Maßnahmen treffen. Eine dieser Maßnahmen ist der Sender Policy Framework-Record (SPF-Record). Obwohl der SPF-Eintrag die einfachste Methode zur Authentisierung eines Unternehmens ist und bereits lange Anwendung findet, wird diese Technologie oftmals nicht eingesetzt oder nicht richtig gepflegt. Doch wie nutzt man einen SPF-Record auf die richtige Art und Weise? 

Mehr Sicherheit durch SPF-Record

Der SPF-Record ist ein DNS-Eintrag, der verwendet wird, um anzugeben, welche Mailserver berechtigt sind, E-Mails im Namen einer Domäne zu versenden. Ein SPF-Eintrag kann somit helfen, E-Mail-Spoofing zu verhindern und Mail-Domänen vor Phishing- und Spamming-Kampagnen zu schützen. Dabei ist es wichtig, einen SPF-Eintrag zu pflegen, um sicherzustellen, dass Kunden authentische E-Mails erhalten. Es schützt ein Unternehmen auch davor, dass ungewollt E-Mail in dessen Namen versendet werden. SPF-Einträge tragen außerdem dazu bei, dass E-Mails weniger häufig als Spam gekennzeichnet oder von den E-Mail-Servern der Empfänger zurückgewiesen werden. Wer beispielsweise E-Mails von einem eigenen E-Mail-Server an Google (Gmail) versenden möchte, wird ohne validen SPF-Eintrag direkt blockiert.

Fehler bei der Einrichtung von SPF-Recrods

Um einen SPF-Eintrag einzurichten, muss ein TXT-Eintrag zu den DNS-Einstellungen einer Domäne hinzufügt werden. Der Eintrag sollte eine Liste der IP-Adressen oder Hostnamen enthalten, die berechtigt sind, E-Mails im Namen der Domäne zu versenden. Dabei ist zu beachten, dass der SPF-Eintrag allein nicht ausreicht, um vor allen Arten von Phishing und Spamming zu schützen. Deshalb sollten auch andere Sicherheitsmaßnahmen wie DMARC oder DKIM eine Rolle spielen. Zudem können falsche SPF-Einträge auch negative Auswirkungen haben. Wenn der SPF-Eintrag beispielsweise einen Server auflistet, der nicht zur Versendung von E-Mails im Namen einer Domäne berechtigt ist, werden legitime E-Mails von diesem Server möglicherweise als gefälscht gekennzeichnet oder von den E-Mail-Servern der Empfänger zurückgewiesen. Ist der SPF-Eintrag zu restriktiv, wird die Zustellung legitimer E-Mails mitunter blockiert. Wer einen Drittanbieter-Dienst wie eine Marketingplattform oder eine Kundensupport-Software für die Versendung von E-Mails nutzt, sollte darauf achten, dass der SPF-Eintrag die IP-Adressen oder Hostnamen dieser Dienste enthält. So stellt man sicher, dass die E-Mails erfolgreich zugestellt werden.

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