„Flexi­bler, einfa­cher und sicherer“ - Group­ware Zarafa löst Lotus Notes ab

Die Stadt­werke Lauter­bach setzen bei der E-Mail-Kommunikation ab sofort auf die MS-Exchange-Alter­na­tive Zarafa

Über die Stadt­werke Lauterbach

Das Unter­nehmen Stadt­werke Lauter­bach ist mit der Ener­gie­ver­sor­gung des Lauter­ba­cher Stadt­kerns und den zuge­hö­rigen Stadt­teilen betraut: Die Stadt­werke stellen die Versor­gung mit Strom und Wasser sicher und betreiben über­dies das Lauter­ba­cher Frei­zeit­zen­trum mit Hallen- und Freibad. Über den gesamten Stadt­kern verteilt sind dafür rund 5 000 Zähler im Strom­netz und etwa 5 000 weitere Zähler im Wasser­netz in Betrieb. Die Kreis­stadt des Vogels­berg­kreises liegt am nord­öst­li­chen Rand des Vogels­bergs, im Herzen Osthes­sens und genau in der Mitte Deutschlands.

Ausgangs­si­tua­tion

In der Vergan­gen­heit haben die Stadt­werke Lauter­bach im E-Mail-Verkehr auf die IBM-Kommu­ni­ka­ti­ons­lö­sung Lotus Notes gesetzt. Im Hinblick darauf, dass sich Prozesse mit dieser Soft­ware optimieren lassen, hatte das Stadt­werke-Programm Lotus Notes als opti­male Lösung empfohlen. In der Praxis aller­dings zeigte sich schnell, dass Lotus Notes nicht optimal auf die Bedürf­nisse der Stadt­werke Lauter­bach zuge­schnitten war: „Zu umfang­reich und zu komplex” lautete die einhel­lige Meinung nach ersten Erfah­rungs­werten, zumal ledig­lich die Group­ware-Funk­tionen der Soft­ware genutzt wurden. „Eine neue Lösung sollte deshalb neben der Nutzung von Outlook als E-Mail-Client ebenso die Synchro­ni­sa­tion mit PDAs und Smart­phones möglich machen. Gleich­zeitig war uns die Archi­vie­rung der E-Mails gemäß der gesetz­li­chen Richt­li­nien sehr wichtig”, nennt Tony Michelis, Tech­ni­scher Leiter der Stadt­werke, die Beweg­gründe für den Wechsel in der Kommunikationssoftware.

Von Lotus Notes zu Zarafa

Mit diesem Anfor­de­rungs­profil kontak­tierten die Stadt­werke Lauter­bach die NETHINKS GmbH. Zuvor hatte bereits der Part­ner­be­trieb, die Stadt­werke Hünfeld, eine entspre­chende Empfeh­lung für den ITK-Spezia­listen mit Haupt­sitz im benach­barten Fulda ausge­spro­chen: Andree Schwandt, IT-Leiter der Stadt­werke Hünfeld und bereits seit 2002 Kunde bei NETHINKS, zeichnet ebenso verant­wort­lich für die IT-Belange der Kollegen in Lauter­bach und stellte den Kontakt her. Sehr schnell kris­tal­li­sierte sich in den ersten Bera­tungs­ge­sprä­chen heraus: Die opti­male Lösung für die Anfor­de­rungen der Stadt­werke Lauter­bach ist die Group­ware-Alter­na­tive zu Micro­soft Exchange - Zarafa. Die Anbin­dung von Zarafa an MS Outlook erfolgt über eine MAPI-Schnitt­stelle. Das ermög­licht eine Nutzung von Outlook mit demselben Komfort und den glei­chen Features wie der Einsatz von Micro­soft Exchange. Und: Zarafa bringt darüber hinaus einen weiteren Vorteil mit sich. Gerade im Bereich „Mobile Endge­räte” und „Mail-Archi­vie­rung” lässt sich Zarafa im Vergleich zu Micro­soft Exchange und Lotus Notes wesent­lich kosten­güns­tiger erweitern.

Mit Hilfe von Z-Push unter­stützt Zarafa eine große Anzahl mobiler Endge­räte wie Smart­phones und PDAs. Mit Hilfe dieses Open Source Werk­zeugs können Kontakte, Kalen­der­ein­träge und Aufgaben ganz einfach synchro­ni­siert werden - das ermög­licht ebenso flexi­bles Arbeiten von zu Hause oder unter­wegs. Z-Push erlaubt darüber hinaus auch die Nutzung von Push-Mail, um über neue Nach­richten in Echt­zeit infor­miert zu werden. Über Z-Merge wird die Anbin­dung weiterer Soft­ware, wie zum Beispiel das CRM-System SugarCRM oder das freie Doku­men­ten­ma­nage­ment­system Alfresco, an Zarafa ermöglicht.

Mit Zarafa war die neue, verbes­serte und maßge­schnei­derte Kommu­ni­ka­ti­ons­lö­sung noch nicht ganz komplett: Es fehlte die notwen­dige E-Mail-Archi­vie­rung. Die geset­zes­kon­forme Archi­vie­rung wurde mit mail­Ar­chiva ermög­licht. Das state-of-the-art E-Mail-Archi­vie­rungs­system ist für Unter­nehmen jeder Größe geeignet und arbeitet mit fast allen Mail­ser­vern und E-Mail-Clients zusammen. Es archi­viert alle einge­henden, ausge­henden und internen E-Mails und unter­stützt bei der Einhal­tung der gesetz­li­chen Vorgaben. Durch eine fälschungs­si­chere Signie­rung wird gewähr­leistet, dass die archi­vierten E-Mails nach der Archi­vie­rung nicht mehr verän­dert werden. Ebenso wie Zarafa inte­griert sich mail­Ar­chiva nahtlos in die vorhan­dene IT-Umgebung.

Fazit

In den Lauter­ba­cher Stadt­werken ist man von der neuen Kommu­ni­ka­ti­ons­lö­sung über­zeugt - sowohl in der Geschäfts­lei­tung als auch in der Beleg­schaft. Insbe­son­dere positiv bewertet wurde dabei die leichte Einar­bei­tung in die neue Soft­ware, deren Hand­ha­bung deut­lich schneller erfasst werden konnte als dies zuvor bei Lotus Notes möglich war. „Beson­ders beein­druckt bin ich persön­lich von der Synchro­ni­sa­tion in Echt­zeit mit Handy und PDA. Das ermög­licht unseren Mitar­beiten die notwen­dige Flexi­bi­lität im Arbeits­alltag. Dank der geset­zes­kon­formen Mail­ar­chi­vie­rung sind wir nun auch hier auf der sicheren Seite”, zieht Tony Michelis posi­tive Bilanz.

Auf die Zusam­men­ar­beit mit der NETHINKS GmbH blicken die Stadt­werke Lauter­bach ebenso positiv zurück: „Die Migra­tion verlief ‚geräuschlos‘ und ohne großen Zeit­auf­wand für die Stadt­werke. Wir wurden zu jeder Zeit kompe­tent beraten und fach­män­nisch unter­stützt”, betont der Tech­ni­sche Leiter hinsicht­lich des Projekt­ab­laufs. „Durch den Einsatz des bekannten MS Outlook in Verbin­dung mit dem WebAc­cess im ‚Outlook Look&Feel‘ war die Einfüh­rung der Group­ware Zarafa ohne großen Schu­lungs­auf­wand seitens der Stadt­werke durch­führbar. Mit dieser Lösung können Unter­nehmen erfah­rungs­gemäß viel Zeit und Geld sparen und sich dabei immer sicher sein, dass der Arbeits­ab­lauf nicht unter­bro­chen wird”, fügt Uwe Berg­mann, Geschäfts­führer der NETHINKS GmbH, einen weiteren Vorteil der Group­ware Zarafa hinzu.

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