Videokonferenzen im Homeoffice – Wie verhalte ich mich richtig?

Videokonferenzen via Zoom, Microsoft Teams oder Skype sind aus unserer heutigen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Nachdem die globale Corona-Pandemie den digitalen Wandel beschleunigt hat, ist die Arbeit im Homeoffice für viele Menschen zu einer Selbstverständlichkeit geworden. Doch die Verlagerung von beruflichen Tätigkeiten in das eigene Zuhause hat viele Arbeitnehmer vor große Herausforderungen gestellt: Mit welcher Kleidung trete ich auch professionell im Homeoffice auf? Wie wähle ich die richtige Kamera-Einstellung für ein Meeting? Und welches Equipment benötige ich, wenn ich von zuhause aus an Video-Calls teilnehme? Kurzum: Wie verhalte ich mich richtig bei Videokonferenzen im Homeoffice? Diese Fragen stellt sich auch Marilena Winter, die als Vertriebsmitarbeiterin in einem mittelständischen Unternehmen an drei Tagen in der Woche zuhause arbeitet. Wie sie im Homeoffice auch bei Videokonferenzen selbstbewusst und professionell auftritt, erläutern wir in diesem Blog-Beitrag.

Stabile Internetverbindung & Pünktlichkeit

Nachdem sie mit ihrem Vorgesetzten Homeoffice-Vereinbarung getroffen hat, konnte sich Marilena Winter in ihrem Arbeitszimmer für ihre Bürotätigkeiten im Vertrieb einrichten. Eine stabile Internetverbindung zählt dabei ebenso zur Grundausstattung wie ein Firmen-Laptop mit hochwertigem und leistungsfähigem Equipment. Kamera und Headset hat sie vom dänischen Hersteller Jabra, dessen leistungsstarke Produkte Qualität mit einer benutzerfreundlichen Bedienung und vielen praktischen Funktionen vereint. Vor jeder Videokonferenz stellt Marilena Winter dann erst einmal sicher, dass alle erforderlichen Softwaretools und die dazugehörigen Updates auf ihrem Rechner installiert sind. Wichtig ist auch eine ausreichend starke Internetbandbreite. Deshalb überprüft Frau Winter unmittelbar vor der Videokonferenz, ob Geräte mit hohem Datenverbrauch in ihrem Netzwerk aktiv sind. Ist dies wie bei Downloads oder Videostreamings der Fall, dann pausiert sie die Vorgänge auf den betreffenden Geräte. Hierdurch gewährleistet sie eine hohe Audio- und Videoqualität, sobald die Videokonferenz startet. Damit alles reibungslos funktioniert, ist vor allem eines gefragt: Pünktlichkeit! Wenn Marilena Winter sogar einen kleinen Zeitpuffer einplant und sie sich bereits einige Minuten vor dem vorgesehen Beginn einloggt, dann kann sie nichts mehr überraschen.

Professioneller Auftritt & durchdachte Vorbereitung

Vor jeder Videokonferenz schaut Marilena Winter noch einmal kurz in den Spiegel. Um auch im Homeoffice professionell zu erscheinen, hat sie sich angemessen und unauffällig gekleidet, als wäre sie in Person bei dem Meeting anwesend. Das macht nicht nur einen guten Eindruck auf ihre Kunden und Team-Kollegen, sondern gibt ihr auch das nötige Selbstvertrauen, um beim Video-Meeting sicher aufzutreten. Damit auch ihr Hintergrund in das professionelle Setting passt, ist das, was man per Video von ihrem Arbeitszimmer sieht, ordentlich und aufgeräumt. Nachdem sie vor Beginn des Online-Meetings den Lichteinfall beobachtet und verschiedene Kameraeinstellungen getestet hat, kann sie sicher gehen, dass sie gut zu erkennen ist und keine Schatten oder Sonnenstrahlen ihr Erscheinungsbild stören.

Auch mögliche Ablenkungen wie persönliche Gegenstände, Bilder oder ihre Hauskatze hat Marilena Winter in weiser Voraussicht bereits aus ihrem Arbeitszimmer und dem Blickfeld der Kamera verbannt. Das gilt übrigens auch für den Desktop-Hintergrund und die offenen Fenster auf ihrem Laptop: Will Frau Winter im Meeting Inhalte via Bildschirmfreigabe teilen, sollte auch ihr Computer aufgeräumt sein und ordentlich erscheinen. Deshalb prüft sie das Präsentationsmaterial im Voraus und schaut, dass alle unnötigen Fenster und Programme geschlossen sind.

Aktives Zuhören & Stummschaltung

Während es sich ihre Katze im Wohnzimmer gemütlich gemacht hat, beginnt nun der nächste Video-Call von Marilena Winter. Die Vertriebsmitarbeiterin hat sich vorgenommen, regelmäßig verbal und non-verbal zu signalisieren, dass sie aktiv bei der Sache ist. Das beinhaltet z.B. den ständigen Blickkontakt in die Kamera, damit es für die anderen Teilnehmer wirkt, als würde sie ihnen in die Augen schauen. Frau Winter vermeidet es daher auch, auf andere Inhalte auf ihrem Bildschirm oder gar aus dem Fenster zu schauen. Zusätzlich nickt sie aufmerksam, wenn andere sprechen und unterbricht die redende Person nicht. Wichtige Informationen notiert sie in ihrem Notizbuch. Auch hierdurch zeigt sie, dass sie aktiv zuhört und die Beiträge aller Teilnehmer respektiert. Sofern sie selbst eine relevante Frage stellen oder einen konstruktiven Kommentar abgeben möchte, meldet sie sich über die entsprechende Funktion des Videokonferenz-Tools. Sie schaltet ihr Mikrofon erst wirklich dann ein, wenn sie an der Reihe ist bzw. wenn sie vom Moderator zum Sprechen aufgefordert wurde. Durch das Stummschalten des Mikrofons in den Phasen, in denen sie nicht spricht, vermeidet sie störende Hintergrundgeräusche, die andere Teilnehmer verunsichern können.

Respektvoller Umgang & Fokus auf den Call

Grundsätzlich gilt, dass Marilena Winter alle Teilnehmer der Videokonferenz mit Respekt begegnet und einen höflichen Umgangston an den Tag legt. Selbstverständlich vermeidet sie unangemessenes Verhalten, wie z.B. Unterbrechungen, Beleidigungen oder abfällige Bemerkungen. Zum respektvollen Umgang zählt auch die konzentrierte Fokussierung auf den Call. Die Vertriebsmitarbeiterin führt deshalb keine anderen Aktivitäten während der Videokonferenz durch, auch wenn die schnelle Beantwortung einer E-Mail verlockend erscheint. Dass sie aufmerksam zuhört und non-verbale Präsenz zeigt, empfinden auch die anderen Teilnehmer des Video-Calls als aktives und respektvolles Interesse. Zum Abschluss der Konferenz bedankt sich Frau Winter noch bei den Teilnehmern und ggf. auch beim Gastgeber des Calls, denn das hinterlässt einen professionellen Eindruck.

Nachdem sie sich ordnungsgemäß aus dem Videokonferenz-Tool ausgeloggt und ihre Kamera sowie den Ton ausgeschaltet hat, kümmert sie sich umgehend um die Nachbereitung des Online-Meetings. Dazu geht sie ihre Notizen noch einmal durch und ergänzt mögliche Leerstellen. Sofern die Nachbereitung zu ihren Aufgaben zählt, schickt sie den Teilnehmern kurze Zeit nach der Videokonferenz eine Zusammenfassung mit den wichtigsten Punkten und bedankt sich per E-Mail für den produktiven Austausch.

Fazit

Um bei Videokonferenzen im Homeoffice einen durchweg professionellen Eindruck zu hinterlassen, ist eine gute Vorbereitung und ausreichende Planung besonders wichtig. Neben einem ordentlichen Erscheinungsbild von Kleidung, Hintergrund und Desktop ist der respektvolle Umgang mit allen Teilnehmern durch aktives Zuhören, konstruktive Redebeiträge und eine Fokussierung auf den Call von hoher Bedeutung. Eine gut organisierte Nachbereitung per E-Mail rundet die professionelle Wirkung der Vertriebsmitarbeiterin ab. Sofern Marilena Winter diese Aspekte auch weiterhin so sorgsam beachtet, steht der nächsten erfolgreichen Videokonferenzen auch in Zukunft nichts mehr im Wege.

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