Wo ist Frau Müller? – Anwesenheitsdarstellung in modernen TK-Anlagen

In modernen TK-Anlagen spielt die Anwesenheitsdarstellung eine entscheidende Rolle. Dabei geht es vor allem darum, den aktuellen Status von Mitarbeitern in Echtzeit zu erfassen und für alle relevanten Bereiche im Unternehmen sichtbar zu machen. So können betroffene Team-Mitglieder schnell nachvollziehen, ob ein Kollege gerade erreichbar ist oder ob die Person im betreffenden Moment der Abfrage nicht am Platz ist. Welche weiteren Vorteile bietet eine solche Anwesenheitsdarstellung und wie funktioniert sie genau?

Anwesenheitsdarstellung bei Präsenz am Platz

Theresa Müller arbeitet in der Marketingabteilung eines international agierenden Speditionsunternehmen. Dort ist sie vor allem für die Präsenz des Unternehmens auf den Social Media-Kanälen verantwortlich und plant die Veröffentlichung von Bild-, Video- und Text-Content. Mit ihrer Vorgesetzten hat sie eine Homeoffice-Vereinbarung getroffen und arbeitet an zwei Tagen in der Woche von zuhause aus. Wenn Frau Müller vor Ort im Unternehmen tätig ist, dann ist sie viel unterwegs: In den Lagerhallen fotografiert und filmt sie anfahrende LKWs, Ladungsvorgänge oder außergewöhnliche Waren, die von der Spedition befördert werden. Dazu ist sie häufig im Gespräch mit ihren Kollegen aus den anderen Abteilungen, die sie für eine Porträt-Reihe auf Instagram interviewt. Wenn Frau Müller deshalb mal nicht am Platz sitzt, hilft die Anwesenheitsdarstellung: Ihre Kollegen sehen sofort, ob Frau Müller gerade in ihrem Büro erreichbar ist oder nicht.

Automatische Erfassung von Anwesenheiten

Auch an den Arbeitstagen im Homeoffice liefert die Anwesenheitsdarstellung ein direktes Feedback, dass Frau Müller gerade erreichbar ist. Somit trägt diese praktische Funktion dazu bei, unnötige Anrufe zu verhindern und die Teamarbeit effizienter zu gestalten. Doch wie funktioniert die Abwesenheitsdarstellung? Eine moderne TK-Anlage wie der NT/Communicationserver von NETHINKS mit estos ProCall bietet ein ausgeklügeltes Präsenzmanagement mit verschiedenen Statusmeldungen. Die Anwesenheit von Frau Müller wird in der Regel automatisch erfasst. Dazu wertet die Lösung verschiedene Parameter aus, wie zum Beispiel die Anmeldung am Computer oder Aktivitäten am Telefon. Sobald sich die Marketing-Managerin an ihrem PC abmeldet und ihr Telefon nicht mehr nutzt, schaltet die TK-Lösung in den Abwesenheitsmodus um. Auch manuelle Statusmeldungen, die Frau Müller selbständig eingeben kann, sind möglich. Die erfassten Daten werden dann in einer zentralen Datenbank gespeichert und können von all denjenigen Mitarbeitern im Unternehmen eingesehen werden, die direkten Zugriff auf die Verwaltung der TK-Anlage haben.

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Einhaltung von Regeln zum Schutz der Privatsphäre

Um die Privatsphäre von Frau Müller zu schützen, sollten bei der Anwesenheitsdarstellung klare Regeln eingehalten werden. Mit ihrer Vorgesetzten hat Frau Müller deshalb vereinbart, dass sie selbst entscheiden kann, ob ihr Status erscheint und welche Informationen über ihre Anwesenheit sichtbar sind. Die Marketing-Managerin hat auch die Möglichkeit, ihren eigenen Status gezielt zu verbergen, wenn sie das möchte. Hierdurch fühlt sich Frau Müller nicht beobachtet oder kontrolliert und kann gleichzeitig von den Vorzügen der Anwesenheitsdarstellung profitieren. Denn durch die Erfassung und Darstellung der Anwesenheit in Echtzeit können Arbeitsabläufe effizienter gestaltet, vergebliche Telefonate verhindert und die Kommunikation im Team insgesamt verbessert werden. Mit der Einbindung ihres Arbeitsplatzes im Homeoffice in die Struktur der TK-Lösung kann sie diese Vorteile auch zuhause nutzen.

Sie haben Fragen zur Anwesenheitsdarstellung oder zu Einrichtung unserer NT/Communicationservers oder estos ProCall? Die Experten von NETHINKS helfen Ihnen gerne weiter.