Wer erinnert sich nicht gerne an die guten alten Zeiten, als das Fax-Gerät im Großraumbüro piepste und meterlange Werbefaxe auf Thermopapier produzierte? Wir schreiben das Jahr 1997: NETHINKS war gerade eben ein Jahr alt und ein Großteil der schriftlichen Kommunikation in Unternehmen läuft über Fax, auch wenn sich die E-Mail als digitales Medium langsam in der Welt verbreitet. Nur ein paar Jahre später wurde dann prognostiziert, dass das Fax nicht mehr lange existieren und durch andere Kommunikationsformen werden würde. Doch heute, in 2026, ist das Fax immer noch ein wichtiger Bestandteil in vielen Betrieben: Auch wenn seine Bedeutung langsam sinkt, wird in drei von vier Unternehmen in Deutschland noch immer gefaxt. Das Fax verschwindet also, aber deutlich langsamer als viele Experten erwartet haben.

In diesem Blog-Beitrag erläutern wir, warum das Fax auch im Jahr 2026 noch eine bedeutsame Rolle spielt, welche Trends bei der Faxnutzung im Hinblick auf die vergangenen Jahre zu beobachten sind und wie die Fax-Funktion von heinrich funktioniert.

Keyfacts – Alles Wichtige zum Fax

• Das Fax wurde laut BitKom auch im Jahr 2024 noch von 77% der deutschen Unternehmen genutzt.
• Besonders Behörden oder das Gesundheitswesen setzen weiterhin auf Fax-Kommunikation.
• Gründe für die Fax-Nutzung sind u.a. etablierte Prozesse, Zustellnachweise und Sendebestätigung sowie die Kommunikation mit Behörden.
• Digitale Fax-Lösungen wie das Fax-Feature der Kommunikationsplattform heinrich gewinnen an Bedeutung.
• Mit der Fax-to-Mail-Funktion von heinrich lassen sich Faxe bequem digital versenden und empfangen – ohne analoges Faxgerät.

Die Entwicklung der Fax-Nutzung in Deutschland

Die Geschichte des Faxgeräts reicht deutlich weiter zurück, als viele vermuten würden. Bereits im Jahr 1843 entwickelte der schottischen Erfinder Alexander Bain einen elektrischen Telegraphen, der neben Text auch Bilder übertragen konnte. Damit legte Bain den Grundstein für eine Technologie, die knapp 140 Jahre später in den 1980er- und 1990er-Jahre zum Kommunikationsstandard in der Bürowelt werden sollte. In einer Zeit, in der E-Mails noch kaum verbreitet waren und Dokumente oft per Post verschickt wurden, ermöglichte das Fax die fast sofortige Übertragung von Verträgen, Bestellungen oder Auftragsbestätigungen. Was heute selbstverständlich erscheint, war damals eine kleine Revolution der Unternehmenskommunikation.

Trotz digitaler Tools wie E-Mail oder Messenger-Dienste ist das Fax in Deutschland noch immer weiter verbreitet, als man zunächst denken mag, wie aus einer Studie des IT-Branchenverbandes BitKom zur Fax-Nutzung aus 2024 hervorgeht:

Diese Zahlen machen deutlich, dass die Faxnutzung zwar langsam rückläufig ist, aber auch heute noch drei von vier Unternehmen das ‚gute alte Fax‘ benutzen.

Warum Unternehmen heute weiterhin faxen

Schaut man genauer auf die Gründe für die Fax-Nutzung im 21. Jahrhundert, liefert die BitKom-Studie spannende Anhaltspunkte:

1. Kommunikation mit Behörden (56%)
   Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen nutzt das Fax weiterhin für die Kommunikation mit Behörden. Viele Verwaltungen wie Kommunen oder Finanzämter bieten diesen Übertragungsweg nach wie vor an oder erwarten ihn sogar in bestimmten Prozesse, wie z.B. bei kurzfristigen Anträgen oder fristgebundenen Unterlagen.
2. Höhere Rechtssicherheit durch Sendebestätigung (43%)
   Viele Unternehmen sehen im Fax eine (rechts-)sichere Alternative zum klassischen Postversand. Hintergrund ist vor allem der Sendebeleg, der als Nachweis für die erfolgreiche Übermittlung eines Dokuments dient.
3. Bewährte Prozesse im Arbeitsalltag (35%)
   In einigen Branchen sind Faxgeräte tief in bestehende Abläufe integriert. Besonders im Gesundheitswesen werden Arztberichte oder Dokumente für die Krankenkassen teilweise noch immer per Fax übermittelt.
4. Gewohnheit (27%)
   Nicht jede Entscheidung in Unternehmen wird aufgrund von technischen Kriterien getroffen. In vielen Unternehmen zählt das Fax seit Jahrzehnten zu den gewohnten Kommunikationswegen und wird deshalb auch weiterhin genutzt.
5. Zustellnachweis bei Fristen und wichtigen Dokumenten (27%)
   Gerade bei zeitkritischen Dokumenten schätzen viele Unternehmen die Möglichkeit, den Versand eines Schriftstückes unmittelbar nachweisen zu können.

Darüber hinaus gaben 25% der befragten Betriebe an, dass ihre Kunden weiterhin die Erreichbarkeit per Fax erwarten würden, während 10% das Fax nutzen, um rechtliche Vorgaben zu erfüllen. Zudem betrachten 6% der Befragten in der BitKom-Umfrage Faxgeräte als Notfalllösung beim Ausfall von digitalen Systemen, wenn E-Mail oder andere digitale Anwendungen durch eine Störung nicht verfügbar sind. Ein weitere kleiner Teil der befragten Unternehmen(7%) hält das Fax weiterhin für sicherer als moderne digitale Kommunikationsformen, auch wenn diese Einschätzung aus technischer Sicht diskutiert werden kann: Insbesondere in Bezug auf den Datenschutz und die DSGVO-konforme Übertragung personenbezogener Daten ist die Vertraulichkeit stark gefährdet, da Faxe unverschlüsselt übermittelt werden und die Daten von allen Personen eingesehen werden könnten, die Zugang zu einem analogen Faxgerät haben.

Das Chamäleon unter den Kommunikationslösungen – Faxen mit heinrich

Auch wenn die Fax-Nutzung in Deutschland langsam rückläufig ist, gibt es also noch immer gute Gründe, nicht auf das Fax verzichten zu wollen: Kunden nutzen verschiedene Kommunikationswege und Behörden sind in ihrer digitalen Entwicklung unterschiedlich fortgeschritten. Moderne Kommunikation bedeutet deshalb nicht, alles ‚Alte‘ abzuschaffen, sondern alle relevanten Kanäle bedienen zu können – und das im besten Fall in einer übersichtlichen digitalen Oberfläche. Und genau hier kommt unsere Telefonie-Plattform heinrich ins Spiel, die VoIP-Telefonanlage, die sich an die Bedürfnisse der modernen Kommunikation anpasst und Faxe ganz ohne analoges Gerät versenden und empfangen kann. Warum wir das Fax bewusst in heinrich integriert haben? Bei unseren Produktpräsentationen wird der Hinweis auf die Fax-Funktion häufig von einem kleinen Schmunzeln begleitet, kombiniert mit dem erleichterten Kommentar: „Gott sei Dank, die unterstützen auch Fax.“ Dieses Feedback unserer Kunden hat uns immer wieder deutlich gemacht, dass das Fax noch immer großer Bestandteil der Unternehmenskommunikation ist.

Deshalb haben wir heinrich sehr bewusst mit einem Fax-Feature ausgestattet:

Das Faxen in heinrich funktioniert über Mail-to-Fax, mit dem Faxe direkt digital versendet und empfangen werden können, ganz ohne separates Faxgerät. Der Faxversand erfolgt über die Benutzeroberfläche von heinrich per Drag-and-Drop: Dokumente werden ganz einfach hochgeladen, direkt an die gewünschte Faxnummer versendet und mit einem Sendebericht via E-Mail bestätigt. Die Bedienung ist dabei intuitiv und kann einfach in die bestehende Kommunikationsumgebung integriert werden. So verbindet heinrich moderne VoIP-Kommunikation mit bewährten Technologien und sorgt dafür, dass Unternehmen ihre Erreichbarkeit flexibel und effizient gestalten können – unabhängig davon, welche Kanäle Kunden oder Partner bevorzugen.

Fazit

Das Fax ist in die Jahre gekommen. Verschwunden ist es dennoch nicht. Die aktuelle BitKom-Umfrage zeigt deutlich, dass viele Unternehmen noch immer auf Fax-Kommunikation angewiesen sind – sei es aufgrund etablierter Prozesse, gesetzlicher Rahmenbedingungen oder der Anforderungen von Kunden und Behörden. Die entscheidende Frage bei der Fax-Nutzung ist, wie sich dieser ‚alte‘ Kommunikationsweg effizient und zeitgemäß in den Arbeitsalltag integrieren lässt. Genau hier setzt unser heinrich an: Statt zusätzlicher Hardware ermöglich die Kommunikationsplattform die nahtlose Einbindung von Faxen in die moderne Umgebung der VoIP-Telefonie. So entsteht eine Lösung, die das ‚gute alte‘ Fax mit den Anforderungen moderner Unternehmenskommunikation verbindet.

Sie haben Fragen zum Fax-Feature von heinrich oder wollen mehr über die Vorteile der VoIP-Telefonie erfahren? Unsere NETHINKS-Experten beraten Sie gerne persönlich.

Zur Live-Demo unseres heinrichs

FAQ – Häufig gestellte Fragen 

1. Wird das Fax in Deutschland wirklich noch genutzt?

Ja. Laut einer BitKom-Studie aus dem Jahr 2024 nutzen noch 77% der Unternehmen in Deutschland Faxgeräte oder digitale Fax-Lösungen. Die Nutzung nimmt zwar langsam ab, spielt in vielen Branchen jedoch weiterhin eine wichtige Rolle.

2. Braucht man für digitales Faxen noch ein Faxgerät?

Nein. Moderne Fax-Lösungen kommen vollständig ohne klassische Fax-Hardware aus. Statt eines Faxgeräts werden Dokumente digital über den Computer, das Smartphone oder eine Kommunikationsplattform wie heinrich versendet und empfangen.

3. Wie funktioniert die Fax-Funktion in heinrich?

Mit der Mail-to-Fax-Funktion von heinrich können Dokumente direkt über die Benutzeroberfläche versendet werden. Eingehende Faxe werden digital empfangen und bereitgestellt. Für jeden Versand wird automatisch ein Sendebericht erstellt, sodass Unternehmen jederzeit den Überblick über Fax-Kommunikation behalten.