VoIP im Home- und Remoteoffice: Praktische Tipps zur Optimierung der Kommunikation

Seit einigen Jahren entwickelt sich der Trend zu flexiblen und mobilen Arbeitsmodellen rasant weiter. Viele Unternehmen bieten spätestens seit der globalen Corona-Pandemie die Möglichkeit, im Homeoffice oder im Remoteoffice zu arbeiten. Für Unternehmen wie Arbeitnehmer bringt dies viele Vorteile mit sich, wie z.B. eine größere Flexibilität, die bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf oder Einsparungen bei der Einrichtung von Arbeitsplätzen vor Ort im Unternehmen. Doch gemeinsam mit dem Trend zu mobilen Arbeitsumgebungen sind auch viele Herausforderungen entstanden, die ein effizientes und produktives Arbeiten schwieriger machen: Neben neuen Aspekten wie der digitalen Mitarbeiterführung oder der technischen Einrichtung von mobilen Arbeitsplätzen ist die Kommunikation von mobil arbeitenden Mitarbeitern häufig sehr herausfordernd.
Dabei hat sich die Nutzung von Voice over IP (VoIP) in den letzten Jahren als eine unverzichtbare Lösung für die reibungslose Kommunikation etabliert, auch im Homeoffice oder im Remoteoffice. Doch wie nutzt man VoIP optimal, um bestmöglich zu kommunizieren? In diesem Blogartikel geben wir praktische Ratschläge zur effektiven Nutzung von VoIP im Homeoffice, die neben Aspekten wie der Netzwerkoptimierung und relevanten Sicherheitsüberlegungen auch Tipps für den Arbeitsalltag umfassen.

Optimierung des Netzwerkes – Das Herzstück von VoIP

Das Wichtigste zuerst: Eine stabile und leistungsfähige Internetverbindung ist das Herzstück einer jeden VoIP-Anwendung. Deshalb sollte stets sichergestellt sein, dass die Internetverbindung eine ausreichende Bandbreite bietet. Für HD-Sprachanrufe sollten mindestens 100 Kilobytes pro Sekunde (Kbps) in beide Richtungen zur Verfügung stehen, während für Videokonferenzen höhere Bandbreiten erforderlich sind. Außerdem sollten die Quality of Service (QoS)-Einstellungen des Routers so angepasst werden, dass sie den VoIP-Verkehr priorisieren. Denn damit ist sichergestellt, dass Sprachanrufe selbst bei hoher Netzwerkauslastung klar und ohne Unterbrechung bleiben. Wo immer möglich, sollten kabelgebundene Verbindungen gegenüber WLAN-Verbindungen bevorzugt werden, denn Kabel bieten eine stabilere und schnellere Internetverbindung für optimale VoIP-Kommunikation. Sollte aus technischen Gründen kein Kabel zur Verfügung stehen und WLAN verwendet werden, ist es ratsam, den Router an einem zentralen Ort in der Wohnung zu platzieren, Hindernisse zu entfernen und Interferenzen durch andere elektronische Geräte zu vermeiden. Mit der regelmäßigen Durchführung von Geschwindigkeitstests kann schließlich sichergestellt werden, dass die Internetverbindung die erforderlichen Geschwindigkeiten liefert.

VoIP, aber auf Nummer sicher – Verschlüsselung, Sicherheitsupdates & starke Passwörter

Neben der hohen Bedeutung der Netzwerkverbindung ist der Faktor Sicherheit ein weiterer kritischer Aspekt bei der Nutzung von VoIP im Homeoffice und im Remoteoffice. Sensible Daten können schnell in die Hände von unbefugten Dritten gelangen, was in Bezug auf den Datenschutz besonders problematisch ist. Deshalb ist es empfehlenswert, bei der VoIP-Telefonie entsprechende Verschlüsselungen verwenden, um die Privatsphäre und Vertraulichkeit zu gewährleisten. Viele VoIP-Dienste bieten hier bewährte Verschlüsselungsprotokolle wie Secure Real-time Transport Protocol (SRTP) an. Neben regelmäßigen Software-Updates für die VoIP-Software und alle verbundenen Geräte, die durch wichtige Sicherheits-Patches vor potentiellen Bedrohungen schützen, sind starke Passwörter wichtig. Sofern möglich, sollte man darüber hinaus eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für VoIP-Dienste einrichten, um die Sicherheit zu erhöhen und unautorisierte Zugriffe zu vermeiden. Firewalls und zuverlässige Antivirus-Software hilft zusätzlich dabei, um Netzwerke und Geräte vor schädlichen Angriffen zu schützen. Auch die Nutzung von öffentlichen oder ungesicherten WLAN-Netzwerken sollte bei VoIP-Anrufen unbedingt vermieden werden. Wenn Mitarbeiter unterwegs sind und VoIP nutzen, kann ein Virtual Private Network (VPN) die Verbindung zusätzlich sichern.

Praktische Tipps für den Arbeitsalltag

Neben der technischen Optimierung helfen die folgenden praktischen Tipps dabei, den Einsatz von VoIP im Homeoffice zu erleichtern und die Kommunikation noch effizienter zu gestalten:

• Ergonomischer Arbeitsplatz: Ein gut geplanter und ergonomisch eingerichteter Arbeitsplatz unterstützt Mitarbeiter im Homeoffice und im Remoteoffice, um längere Telefonate bequem führen zu können. Ein bequemer Stuhl, ein guter Tisch und die richtige Bildschirmhöhe sind hier besonders wichtig.
• Headsets & Mikrofone: Der Einsatz von hochwertigen Headset mit Geräuschunterdrückung und einem klaren Mikrofon verbessert die Klangqualität erheblich und reduziert Hintergrundgeräusche.
• Planung & Struktur: Mitarbeiter in Homeoffice und im Remoteoffice sollten ihre Anrufe und Meetings möglichst im Voraus planen und dabei feste Zeiten für konzentriertes Arbeiten ohne Unterbrechungen einhalten. Eine klare Struktur hilft dabei, produktiv zu bleiben.
• Pausen einlegen: Wichtig ist zudem, regelmäßige Pausen einzulegen. Dies hilft, Ermüdung zu vermeiden und die Konzentration hochzuhalten.
• Kommunikationstools nutzen: Verschiedene Kommunikationstools wie Chat-Apps, E-Mail und Projektmanagement-Tools unterstützen dabei, den Kommunikationsfluss zu optimieren und Informationen effizient zu teilen.

Fazit

Die effektive Nutzung von VoIP im Homeoffice und im Remoteoffice erfordert eine Kombination aus technischer Optimierung und praktischen Maßnahmen. Mit den richtigen Einstellungen und Sicherheitsvorkehrungen können Mitarbeiter auch außerhalb des Unternehmens eine klare, stabile und sichere Kommunikation produktiv nutzen. Unsere Telefonie-Software heinrich berücksichtigt bereits eine Vielzahl von Sicherheitsaspekten, wie z.B. einen integrierten Session Border Controller (SBC), verschlüsselte Telefonie und eine verpflichtende Passwortrichtlinie. Das attraktive Abo-Modell garantiert, dass die heinrich-Software stets mit den neuesten Updates genutzt werden kann. Dazu empfehlen unsere Experten einen Betrieb von heinrich in der NETHINKS-Cloud, wodurch die jeweilige heinrich-Instanz stets Standort-unabhängig und mit hoher Verfügbarkeit funktioniert.

Sie haben Fragen zur Kommunikation mit VoIP oder möchten heinrich gleich ausprobieren? Die VoIP-Experten von NETHINKS stehen Ihnen gerne persönlich zur Verfügung.