Moderne Unternehmenskommunikation steht heute unter völlig neuen Vorzeichen: Mitarbeitende arbeiten hybrid, Teams sind über Standorte und Zeitzonen verteilt, und digitale Identitäten müssen zentral, sicher und flexibel verwaltet werden. Gleichzeitig erwarten Nutzer eine Kommunikationslösung, die so selbstverständlich funktioniert wie ihr Login bei Microsoft 365. An dieser Schnittstelle entsteht eine enorme Chance – nämlich dann, wenn Identitätsmanagement und Telefonie nicht länger getrennte Welten sind.

Mit der neuen Kopplung unserer Telefonielösung heinrich an Microsoft Entra wächst zusammen, was im Arbeitsalltag ohnehin zusammengehört: Benutzer, Rufnummern, Berechtigungen und Anmeldeprozesse. Single Sign-on wird zur Selbstverständlichkeit, die Einrichtung neuer Mitarbeitender zum automatisierten Hintergrundprozess. Besonders dort, wo Unternehmen mehrere Entra-Instanzen parallel betreiben – etwa nach Fusionen oder in komplexen Konzernstrukturen – zeigt unser heinrich seine ganze Stärke. In diesem Blog-Artikel zeigen wir, wie die Kopplung mit Microsoft Entra funktioniert und warum sie für moderne Kommunikationsstrukturen ein echter Vorteil ist.

Key Facts – Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick 

• Single Sign-on für Telefonie: Benutzer authentifizieren sich in heinrich automatisch über Entra
• Automatische Einrichtung: Rufnummern und Benutzerinformationen werden direkt aus Entra übernommen
• Mehrere Entra-Instanzen gleichzeitig: Ideal für Unternehmensgruppen, Fusionen oder dezentrale Organisationen
• Kontaktimport über die Microsoft Graph API: Kontakte bleiben in MS 365 gepflegt, erscheinen aber vollständig in heinrich
• Neues Queue-Design im Operator-Board: Verbesserte Übersicht durch visuelle Auslastungsindikatoren

Microsoft Entra & heinrich – Zentral verwaltete Kommunikation 

Microsoft Entra ist das zentrale Fundament für Identitäts- und Berechtigungsmanagement in modernen Unternehmen. Es steuert, welche Benutzer auf welche Anwendungen zugreifen dürfen, verwaltet Rollen und Gruppen und sorgt über klare Authentifizierungsregeln für Sicherheit in der gesamten Unternehmens-IT. Ob Microsoft 365, Cloud-Services oder branchenspezifische Anwendungen – Entra ist eine Art ‚Türsteher‘, der zuverlässige und kontrollierte Zugänge ermöglicht.

Die neue Kopplung mit heinrich nutzt diese starke Basis optimal aus. Durch die Integration kann unsere Telefonielösung…

• direkt auf die vorhandene Benutzerstruktur in Entra zugreifen, inkl. der Profilinformationen,
• die geschäftliche Rufnummer (Durchwahl) ohne manuelle Datenpflege automatisch übernehmen,
• Benutzerkonten in heinrich automatisch anlegen,
• Single Sign-on aktivieren, sodass sich Mitarbeitende problemlos mit ihrer bestehenden Unternehmenskennung anmelden können.

Damit wird Telefonie nicht mehr als eigenständige Insel wahrgenommen, sondern als nahtloser Teil der bestehenden Nutzer- und Systemlandschaft. Anmeldung und Identitäten folgen denselben etablierten Regeln wie in allen anderen Unternehmensanwendungen. Das schafft konsistente Prozesse, reduziert technische Komplexität, erhöht die Sicherheit und erleichtert die Administration im täglichen Betrieb.

Warum eine Multi-Entra-Kopplung für viele Unternehmen entscheidend ist

Viele Unternehmen arbeiten heute nicht mehr mit einer einzigen Entra-Instanz. Durch Fusionen, internationale Standorte oder historisch gewachsene IT-Strukturen entstehen schnell mehrere parallele Mandanten, die jeweils eigene Benutzer- und Rechteverwaltungen nutzen. Für viele Kommunikations- und Identity-Lösungen wird das zur Herausforderung, weil sie Identitäten aus mehreren Tenants nicht sauber zusammenführen können. Heinrich löst dieses Problem konsequent: Unsere Plattform kann mehrere Entra-Instanzen parallel anbinden, ganz ohne zusätzliche Architektur oder manuelle Umwege. Jede Einheit behält ihre vorhandene Struktur, während die telefonische Erreichbarkeit sofort vereinheitlicht wird. So können Firmenbereiche Schritt für Schritt integriert werden, ohne operative Prozesse zu stören, und alle Mitarbeitenden nutzen dennoch eine gemeinsame, moderne Kommunikationslösung.

Automatischer Kontaktimport – Kontakte dort pflegen, wo sie hingehören

Ein weiterer wichtiger Baustein der Entra-Integration ist der automatische Kontaktimport über die Microsoft Graph API. Statt Kontakte an mehreren Stellen verwalten zu müssen, bleibt die Pflege konsequent in der Microsoft-365-Umgebung – dort, wo sie im Arbeitsalltag ohnehin stattfindet. Egal ob Outlook, Teams oder Entra selbst: Alle dort hinterlegten Informationen werden regelmäßig und zuverlässig in heinrich übernommen und stehen den Nutzern direkt zur Verfügung. Doppelte Datenpflege, abweichende Datensätze oder unvollständige Adressbücher gehören damit der Vergangenheit an. Die gesamte Organisation arbeitet mit einem konsistenten, zentral synchronisierten Kontaktbestand, während unsere Telefonieplattform die Daten automatisch im Hintergrund aktualisiert.

Neues Design im Operator-Board für mehr Übersicht

Mit dem aktuellen Update präsentiert sich das Operator-Board von heinrich in einem deutlich verbesserten und übersichtlicheren Design. Besonders das neue Queue-Layout sorgt für mehr Klarheit im täglichen Betrieb: Die Auslastung wird jetzt über eine intuitive Ampelvisualisierung dargestellt (grün, gelb, rot), die auf einen Blick erkennen lässt, ob eine Warteschlange stabil läuft, sich an der Belastungsgrenze befindet oder unmittelbaren Handlungsbedarf erfordert. Ergänzt wird dies durch eine klar strukturierte Anzeige der aktuell angemeldeten Agenten sowie der aktiven Anruferzahlen. Engpässe werden so schneller sichtbar, zusätzliche Ressourcen können frühzeitig eingeplant werden und das gesamte Anrufaufkommen lässt sich zuverlässiger einschätzen. Gerade in servicekritischen Bereichen, in denen Sekunden entscheiden können, erhöht die neue Darstellung die Reaktionsfähigkeit und sorgt für einen effizienteren, proaktiven Betrieb.

Fazit

Die Kombination aus heinrich und Microsoft Entra ist mehr als nur eine technische Integration. Sie ist ein strategischer Schritt zu einem modernen, skalierbaren und effizienten Kommunikationssystem. Identitätsmanagement, Benutzerverwaltung und Telefonie wachsen zu einem konsistenten System zusammen, das den administrativen Aufwand reduziert, Sicherheitsstandards erhöht und Mitarbeitenden eine nahtlosere Nutzung ermöglicht. Besonders der Multi-Tenant-Support zeigt, wie flexibel und praktikabel die Lösung im täglichen Betrieb ist: Selbst komplexe Unternehmensstrukturen mit mehreren Entra-Instanzen lassen sich ohne technische Umwege auf einer gemeinsamen Plattform vereinen. Mit dem automatisierten Kontaktimport über die Microsoft Graph API setzt unser heinrich zudem auf konsequente Datenkonsistenz und entlastet IT-Abteilungen. Das neue Operator-Board rundet das Gesamtbild mit einer noch klareren Darstellung von Auslastung und Servicequalität ab – ein Vorteil, der insbesondere in servicekritischen Umgebungen spürbar Wirkung entfaltet.

Sie möchten Ihre Kommunikationslandschaft auf ein neues Level bringen oder mehrere Entra-Instanzen effizient bündeln? Unsere NETHINKS-Experten beraten Sie gerne persönlich.
Mehr über Heinrich und seine Möglichkeiten: www.hein.rich