Viele Unternehmen stellen sich aktuell dieselbe Frage: „Kann Microsoft Teams unsere Telefonanlage ersetzen und lässt sich da sogar noch Geld sparen?“ Klar ist: Homeoffice und mobile Arbeitsmodelle haben die Business-Kommunikation in den letzten Jahren grundlegend verändert und MS Teams ist vor allem aufgrund der Videofunktion heute ein fester Bestandteil im Arbeitsalltag vieler Unternehmen. Doch reicht die MS Teams wirklich aus, um sämtliche Anforderungen an eine moderne Unternehmenskommunikation abzudecken?

Die Antwort Frage lautet: Es kommt ganz darauf an. Denn während MS Teams bei Videokonferenzen und der virtuellen Zusammenarbeit punktet, stößt das Tool bei Telefonie, Ausfallsicherheit oder Spezialfunktionen oft an seine Grenzen. Genau hier zeigt sich, warum sich der Einsatz moderner TK-Anlagen im Business-Kontext bewährt, insbesondere in komplexen oder sicherheitskritischen Arbeitsumgebungen.

In diesem Blog-Artikel wagen wir einen direkten Vergleich zwischen MS Teams und modernen Telefonanlagen und zeigen, welche Lösung sich für welche Anforderungen im Unternehmensalltag eignet. Dabei vergleichen wir die Funktionen und werfen einen Blick auf die laufenden Kosten.

Keyfacts

• MS Teams überzeugt vor allem bei Videokonferenzen, Chat und virtueller Zusammenarbeit.
• Für professionelle Business-Telefonie werden bei MS Teams ein zusätzliches Premium-Add-On und ein SIP-Trunk bzw. ein Session Border Controller benötigt.
• Moderne Telefonanlagen bieten mehr Flexibilität und mehr Funktionen bei der Telefonie und bei der Integration von Hardware.
• VoIP-Telefonanlagen überzeugen durch niedrigere laufende Kosten, eine transparente Kostenstruktur und eine hohe Ausfallsicherheit.
• Gleichzeitig lohnt es sich oft, die Vorteile von MS Teams mit den Vorteilen einer modernen Telefonanlage flexibel zu verknüpfen.

MS Teams – Der Allrounder für die digitale Zusammenarbeit

Der Durchbruch auf dem Markt für digitale Kommunikation gelang dem Microsoft im Jahr 2011 mit dem Kauf des bekannten Tools Skype. MS Teams wurde – parallel zur Weiterentwicklung von Skype zu Skype for Business – schließlich 2016 zum Leben erweckt und zählt seitdem zu einem Standard-Tool für Unternehmen weltweit. Beliebt ist MS Teams vor allem aufgrund der vielzähligen Funktionen:

• Chat & Messaging: MS Teams ermöglicht direkte Kommunikation für schnelle Abstimmungen im Team oder mit externen Partnern.
• Videokonferenzen: Virtuelle Meetings, Online-Präsentationen und hybride Zusammenarbeit lassen sich flexibel und ortsunabhängig umsetzen.
• Datenfreigabe & Zusammenarbeit: Dateien lassen sich gemeinsam bearbeiten und Informationen werden zentral verwaltet, um Projekte effizient zu koordinieren.
• Integration mit anderen Anwendungen: Mit MS Teams lassen sich CRN-, ERP- oder andere Drittanbieter-Tools nahtlos für durchgängige Workflows anbinden.
• Mobilität & Flexibilität: Nutzer haben überall Zugriff auf die Kommunikation und die Daten, egal ob im Büro, im Homeoffice oder von unterwegs aus.

Durch diese vielfältigen Funktionen hat sich MS Teams vor allem während der Corona-Pandemie in vielen Unternehmen zu einer zentralen Plattform entwickelt, die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit an einem Ort bündelt. Allerdings hat die Sache bei der Telefonie einen Haken: Denn nicht in jeder Standard-Lizenz ist die Telefonfunktion automatisch enthalten. Unternehmen, die MS Teams für klassische Festnetztelefonie nutzen wollen, benötigen ein zusätzliches Premium-Add-On und einen SIP-Trunk oder eine Sessions Border Controller, um eine Verbindung zwischen MS Teams und dem öffentlichen Telefonnetz herzustellen.

Die moderne Telefonanlage – Maximale Flexibilität & Qualität beim Telefonieren

Doch wozu braucht man heute überhaupt noch Festnetztelefonie? In vielen professionellen Bereichen – wie z.B. in Kundenservice und Vertrieb, am Empfang, im Gesundheitswesen oder in der Verwaltung – zählen Faktoren wie dauerhafte Erreichbarkeit, stabile Sprachqualität und zuverlässige Hardware nach wie vor zu den wichtigsten Anforderungen. Außerdem wirkt eine Festnetznummer in vielen Branchen heute immer noch sehr viel professioneller als eine Mobilnummer.

Und genau hier kommt die Telefonanlage ins Spiel. Moderne Telefonanlage wie z.B. heinrich bieten neben der klassischen Festnetztelefonie in hoher Sprachqualität viele weitere Funktionen:

• Flexible Telefonie: Moderne Telefonanlagen können an jede Unternehmensstruktur angepasst werden – vom Einzelbüro bis zum Großunternehmen mit mehreren Standorten.
• Webphone ohne Client-Installation: Lösungen wie heinrich bieten browserbasierte Telefonie, die ganz ohne zusätzliche Software am Arbeitsplatz auskommt.
• Zuverlässige Erreichbarkeit: Stabile Sprachqualität und definierte Rufregeln sorgen für eine reibungslose Kommunikation im Alltag.
• Spezialfunktionen: Warteschleifen, IVR-Menüs, Rufgruppen oder Reporting ermöglichen eine professionelle Kommunikation mit Kunden und Partnern.
• Integration bestehender Hardware: Tischtelefone, DECT-Telefone, Headsets, Sprechanlagen oder sogar Fax-Geräte lassen sich problemlos in moderne Telefonanlagen integrieren.
• Zentrale Verwaltung: An- und Abwesenheiten, Nebenstellen, Kontakte und Rufumleitungen können übersichtlich über eine zentrale Oberfläche gesteuert werden.
• Hohe Ausfallsicherheit: Moderne Telefonanlagen wie heinrich bieten Notfall- und Backup-Konzepte sowie interne Telefonie auch bei Internetausfällen.

Moderne Telefonanlagen zeigen damit, dass professionelle Business-Kommunikation heute weit mehr ist als reine Telefonie. Sie verbinden Flexibilität, Erreichbarkeit und Möglichkeiten zur individuellen Anpassung mit Ausfallsicherheit und vielen praktischen Funktionen für den Unternehmensalltag.

Telefonanlage vs. MS Teams – Der große Vergleich

Doch wie unterscheiden sich MS Teams und moderne Telefonanlagen konkret in Bezug auf Telefonie? Hier der direkte Vergleich:

* nur mit Premium-Add-On und einem zusätzliche SIP-Trunk bzw. Session Border Controller

Der Vergleich zeigt deutlich: Während MS Teams seine Stärken vor allem bei Videokonferenzen und der virtuellen Zusammenarbeit ausspielt, überzeugen moderne VoIP-Telefonanlagen bei der Business-Telefonie mit Spezialfunktionen, Hardwareintegration, Ausfallsicherheit und vielem mehr. Doch neben dem Funktionsumfang spielt für viele Unternehmen noch ein weiterer Faktor eine entscheidende Rolle: die laufenden Kosten.

Typische Einsatzmöglichkeiten im Alltag

Einmal eingerichtet bieten die virtuellen Call Flows zahlreiche Möglichkeiten für eine strukturierte und professionelle Anrufsteuerung:

• Automatische Rufpläne außerhalb der Servicezeiten: Nachts, am Wochenende oder an Feiertagen greift automatisch ein anderer Ablauf, zum Beispiel eine Notfall-Hotline, ein Bereitschaftsdienst oder ein Anrufbeantworter.
• Eskalation bei langen Wartezeiten: Wartet ein Kunde zu lange in der Warteschleife, kann der Anruf automatisch an eine Eskalationshotline oder einen anderen Mitarbeiter weitergeleitet werden.
• Individuelle Abläufe pro Abteilung: Support, Vertrieb oder Buchhaltung können jeweils eigene CallFlows mit eigenen Regeln, Warteschlangen und Weiterleitungen festlegen.
• Unterschiedliche Behandlung interner und externer Anrufe: Während externe Kunden den vollständigen Support-Flow durchlaufen, können interne Anrufe von Kollegen direkt durchgestellt werden – ganz ohne Ansagen oder Warteschleifen.

Flexibel anpassen – ohne Technikaufwand

Der große Vorteil von heinrich ist die flexible Anpassbarkeit der Anrufabläufe. Änderungen lassen sich jederzeit vornehmen, beispielsweise für Feiertage, Urlaubszeiten oder neue Abteilungen. Die Call Flows werden dabei einfach per Drag-and-Drop aus einzelnen Bausteinen zusammengesetzt. Änderungen greifen sofort, ohne Neustart oder Wartezeiten. Das bedeutet: Call Flows lassen sich jederzeit ausprobieren, optimieren und anpassen. Wenn ein Ablauf nicht optimal funktioniert, kann er in wenigen Sekunden geändert werden.

MS Teams vs. Telefonanlage – Der Laufende-Kosten-Check

Viele Unternehmen, die MS Teams bereits für Videokonferenzen und die Dateiverwaltung nutzen, denken sich oft: „Wenn ich sowieso schon für MS Teams bezahle, dann kann ich das doch auch fürs Telefonieren benutzen.“ Dieser Gedanke wirkt auf den ersten Blick naheliegend. Erst beim genaueren Hinschauen wird deutlich, dass dieser Plan allerdings nicht ohne zusätzliche Kosten aufgeht. Das liegt daran, dass ein- und ausgehende Telefonie bei MS Teams nur mit einem kostenpflichtigen Premium-Add-On möglich und darüber hinaus auch noch Kosten für die Verbindung zum Telefonnetz mit einem Session Border Controller (SBC) oder SIP-Trunk anfallen. Bei der Telefonanlage wird hingegen nur eine transparent festgelegte Gebühr pro Nutzer fällig. Im Kostencheck haben wir den finanziellen Aufwand für ein fiktives Unternehmen mit 30 Telefonie-Nutzern übersichtlich nachgerechnet:

Der Kostenvergleich zeigt: Die Nutzung von MS Teams für professionelle Telefonie ist deutlich komplexer und kostenintensiver, als viele Unternehmen zunächst erwarten. Neben den eigentlichen Standard-Lizenz fallen zusätzliche Kosten für die Telefonie-Funktion (Premium-Add-On) und SIP-Trunks oder SBCs an. Moderne Telefonanlage überzeugen hingegen mit weniger Komplexität, niedrigeren laufenden Kosten, einer transparenten Kostenstruktur und auch mit dem größeren Funktionsumfang.

Telefonanlage oder MS Teams? – Unsere Empfehlung

Unsere Empfehlung beim Telefonieren geht deshalb klar in Richtung einer modernen Telefonanlage. Das bedeutet jedoch nicht, dass Unternehmen ganz auf MS Teams verzichten sollten – ganz im Gegenteil. Denn besonders sinnvoll ist die Kombination beider „Welten“. Je nach Anforderung haben sich nach unserer Erfahrung vor allem zwei Modelle bewährt: 

Modell 1: MS Teams ausschließlich für Videokonferenzen & virtuelle Zusammenarbeit
In diesem Modell wird MS Teams gezielt für Videokonferenzen, interne und externe Chats und die virtuelle Zusammenarbeit genutzt, während die eigentlich Business-Telefonie vollständig über eine moderne VoIP-Telefonanlage wie z.B. heinrich läuft.

Der große Vorteil: Unternehmen sparen sich die Zusatzkosten für die Teams-Telefonie und profitieren gleichzeitig von sämtlichen Funktionen der Telefonanlage. Die Infrastruktur bleibt dabei flexibel erweiterbar und kann individuell an neue Anforderungen, wie z.B. ein neuer Standort, anpassen. Ein zusätzlicher Vorteil: Informationen zur An- und Abwesenheit aus MS Teams und der Telefonanlage lassen sich intelligent miteinander kombinieren. So erkennen Mitarbeiter bspw. automatisch, wenn sich Kollegen gerade in einer Videokonferenz befinden.

Modell 2: MS Teams wird gezielt für bestimmte Mitarbeiter, Situationen oder Abteilungen genutzt
Nicht jeder Mitarbeiter benötigt zwangsläufig ein vollständige Lizenz für die Telefonie über MS Teams. Deshalb können Unternehmen in Modell 2 auf ein hybrides Kommunikationsmodell setzen, bei dem MS Teams nur für ausgewählte Nutzer, Abteilungen oder Situationen eingesetzt wird, etwa im Vertrieb, im Management oder wenn Mitarbeiter zu 100% im Remote Office arbeiten. Die eigentliche Telefonie läuft dabei über die zentrale Telefonanlage, die sich problemlos mit MS Teams koppeln lässt und dadurch maximale Flexibilität bietet. Ausgewählte Mitarbeiter können die Vorteile von MS Teams nutzen, sofern sie diese wirklich benötigen, und profitieren auch von den Funktionen der Telefonanlage.

Gerade für mittelständische Unternehmen ist dieser hybride Ansatz häufig die wirtschaftlichste und zugleich flexibelste Lösung für moderne Unternehmenskommunikation, die sich an die individuellen Bedürfnisse anpasst.

Fazit

MS Teams hat die digitale Zusammenarbeit in Unternehmen nachhaltig verändert und ist heute aus dem Arbeitsalltag vieler Betrieb kaum noch wegzudenken. Sobald jedoch Business-Telefonie mit speziellen Funktionen und Ausfallsicherheit gefragt ist, stößt die Microsoft-Anwendung an ihre Grenzen. Moderne VoIP-Telefonanlagen wie heinrich zeichnen sich deshalb durch eine große Stärke aus: Sie bieten professionelle Telefonie, maximale Flexibilität und zahlreiche Funktionen, die sich an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen. Besonders in Kombination mit MS Teams entstehen leistungsstarke Lösungen, die virtuelle Zusammenarbeit und professionelle Telefonie optimal miteinander verbinden.

Welche Lösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt, hängt letztlich von Ihren Anforderungen, Ihrer Infrastruktur und Ihren Kommunikationsprozessen ab. Unsere NETHINKS-Experten unterstützen Sie gerne dabei, die passende Strategie für Ihr Unternehmen zu entwickeln.

Sie möchten herausfinden, ob MS Teams, eine moderne Telefonanlage oder doch ein hybrides Modell die richtige Lösung für Ihr Unternehmen ist? Unsere NETHINKS-Experten beraten Sie gerne persönlich, telefonisch oder per E-Mail.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Kann MS Teams eine klassische Telefonanlage vollständig ersetzen?
MS Teams eignet sich sehr gut für Videokonferenzen, Chats und die virtuelle Zusammenarbeit. Für professionelle Business-Telefonie fehlen jedoch Funktionen wie Warteschleifen, IVR-Menüs, die Integration von Tisch- und DECT-Telefonen oder Fax und Ausfall- und Notfallkonzepte. Viele Unternehmen setzen deshalb weiterhin auf moderne Telefonanlagen oder auf hybride Lösungen.

Warum benötigen Unternehmen für MS Teams ein zusätzliches Premium-Add-On?
Die klassische Festnetztelefonie ist bei MS Teams nicht in jeder Basis-Lizenz (Essential, MS Basic, Business Basic, Business Standard) enthalten. Unternehmen benötigen zusätzlich ein kostenpflichtiges Premium-Add-On sowie einen SIP-Trunk oder einen Session Border Controller (SBC), um Anrufe in das öffentliche Telefonnetz führen zu können.

Für welche Unternehmen lohnt sich eine moderne VoIP-Telefonanlage besonders?
Moderne Telefonanlagen eignen sich besonders für Unternehmen mit hohen Anforderungen an Erreichbarkeit, Ausfallsicherheit, Hardware-Integration oder spezielle Funktionen, wie z.B. in Kundenservice, Vertrieb, Verwaltung, Produktion oder im Gesundheitswesen. Besonders bei mittelständischen Unternehmen haben sich die hybride Kombination aus MS Teams und moderner Telefonanlage in der Vergangenheit bewährt.