Die E-Rechnung: Herausforderungen & Chancen für Unternehmen ab 2025

Die Digitalisierung macht auch vor der Rechnungsstellung nicht Halt. Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung für inländische B2B-Geschäfte in einigen Bereichen zur Pflicht. Besonders für Unternehmen, die bereits für den öffentlichen Sektor tätig sind oder in Zukunft auf standardisierte digitale Prozesse umstellen wollen, ist die frühzeitige Umstellung ein entscheidender Vorteil. Doch was bedeutet die Einführung der E-Rechnung konkret, welche gesetzlichen Anforderungen gibt es und wie können Unternehmen optimal auf die Umstellung vorbereitet werden? In diesem Blog-Artikel liefern wir Antworten auf diese Fragen.

Was ist eine E-Rechnung & warum ist sie wichtig?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine digital erstellte und übermittelte Rechnung, die im Gegensatz zur herkömmlichen Papierrechnung nicht nur ein PDF-Dokument, sondern strukturierte Daten enthält. Diese Daten ermöglichen eine automatische Verarbeitung und sorgen dafür, dass der Rechnungseingang, die Rechnungsprüfung und die Rechungsarchivierung schneller, kostengünstiger und mit weniger Fehlern abläuft. Im Wesentlichen zielt die E-Rechnung darauf ab, den Papierverbrauch zu reduzieren, Verwaltungsprozesse zu automatisieren und Compliance-Anforderungen zu erleichtern.

ZugFerd, XRechnung & Co. – Die wichtigsten Standards für die E-Rechnung

Bereits seit 2020 sind Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen, in Deutschland verpflichtet, auf E-Rechnungen umzusteigen. Diese Anforderung ist Bestandteil der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die eine einheitliche und verbindliche elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor sicherstellen soll. Unternehmen müssen dabei anerkannte Standards verwenden, die sowohl den EU-Regularien als auch den nationalen Vorgaben entsprechen. Zwei Standards sind besonders relevant für die gesetzeskonforme Nutzung der E-Rechnung:

• ZugFerd (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): Dieser Standard kombiniert ein PDF-Dokument mit strukturierten Daten und ermöglicht so die manuelle und maschinelle Verarbeitung. ZugFerd ist besonders für Unternehmen geeignet, die einen einfachen Einstieg in die elektronische Rechnungsstellung suchen.
• XRechnung: Dieses rein datenbasierte XML-Format wird vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet und entspricht den Anforderungen der EU-Richtlinie. XRechnung ermöglicht eine vollständige, maschinelle Verarbeitung und ist somit ideal für Unternehmen, die ihre Prozesse automatisieren möchten.

Gesetzliche Anforderungen: Die wichtigsten Fristen & Verpflichtungen

Doch ab dem 1. Januar 2025 geht die Pflicht zur E-Rechnung einen Schritt weiter. Denn nun müssen auch Unternehmen im B2B-Bereich Rechnungen in einem elektronischen Format erstellen und empfangen können. Die Einführung erfolgt in mehreren Phasen:

• 2025 bis 2026: Unternehmen können weiterhin Papierrechnungen verwenden, wenn der Empfänger zustimmt. Die Verwendung elektronischer Rechnungsformate wird jedoch empfohlen.
• Ab 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro sind zur E-Rechnung verpflichtet.
• Ab 2028: Die E-Rechnung wird für alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend.

Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie für steuerfreie Umsätze und Fahrausweise. Dennoch sollten sich Unternehmen rechtzeitig auf die Umstellung vorbereiten, da die flächendeckende Nutzung von E-Rechnungen nicht nur verpflichtend wird, sondern auch erhebliche Vorteile bietet.

Vorteile der E-Rechnung: Effizienz & Kostensenkung

Diese Vorteile der E-Rechnung gehen weit über die reine Einhaltung gesetzlicher Vorgaben hinaus. So entfallen durch den Verzicht auf Papier, Druck und Versand die üblichen Ausgaben für physische Rechnungen, was die Verwaltungskosten insgesamt senkt. Neben diesen direkten Kosteneinsparungen bietet die E-Rechnung auch weitere Chancen: Durch die automatische Prüfung und Freigabe lassen sich Rechnungen schneller verbuchen, was den gesamten Prozess beschleunigt und wertvolle Zeit spart. Hinzu kommt, dass die digitale Verarbeitung manuelle Eingabefehler reduziert und so die Transparenz und Zuverlässigkeit der Rechnungsdaten erhöht – ein wichtiger Faktor für ein verlässliches und fehlerfreies Rechnungswesen. Darüber hinaus leisten Unternehmen durch den Wegfall des Papierverbrauchs einen positiven Beitrag zur Nachhaltigkeit, da weniger Ressourcen benötigt und CO₂-Emissionen gesenkt werden.

Automatisierung & Integration: Der Weg zu effizienteren Prozessen

Ein weiterer Vorteil der E-Rechnung ist die Möglichkeit zur Automatisierung. Moderne ERP- und Buchhaltungssysteme (z.B. Odoo) bieten Funktionen, um E-Rechnungen direkt zu erzeugen, zu versenden und zu empfangen. Diese Automatisierung beschleunigt den gesamten Rechnungsprozess und stellt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher. Die Integration der E-Rechnung in bestehende Unternehmensprozesse kann so einen Beitrag zur Steigerung der Effizienz leisten. Deshalb sind Unternehmen, die rechtzeitig auf diese Systeme setzen, nicht nur besser für die zukünftige Verpflichtung gerüstet, sondern steigern gleichzeitig auch ihre Wettbewerbsfähigkeit.

Sicherheit – Schutz der Daten & Compliance

Da E-Rechnungen sensible Informationen wie Geschäftsdaten und Zahlungssummen enthalten, spielt die Sicherheit eine wichtige Rolle. E-Rechnungen können mit digitalen Signaturen oder Verschlüsselungen versehen werden, um die Authentizität und Integrität der Daten zu gewährleisten. Diese Sicherheitsvorkehrungen schützen vor Manipulation und unterstützen Unternehmen dabei, ihre Compliance-Anforderungen einzuhalten. Durch die digitale Archivierung und Sicherung der Daten kann zudem die Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit gewährleistet werden.

Fazit & Ausblick

Die E-Rechnung ist weit mehr als eine gesetzliche Pflicht – sie ist ein entscheidender Schritt zur Digitalisierung und zur Optimierung von Unternehmensprozessen. Durch die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben, eine sorgfältige Implementierung und eine kluge Integration in bestehende Systeme können Unternehmen langfristig Kosten sparen, Fehler reduzieren und eine zukunftssichere Compliance gewährleisten. Die bevorstehende Verpflichtung zur E-Rechnung für alle B2B-Unternehmen ist dabei ein weiterer Meilenstein auf dem Weg der digitalen Transformation. Für Unternehmen ist es ratsam, sich frühzeitig auf diese Umstellung vorzubereiten, interne Prozesse anzupassen und in Schulungen von Mitarbeitern sowie geeignete Softwarelösungen zu investieren, um von den vielen Vorteilen der E-Rechnung zu profitieren.

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