Virtuelle Kaffeepausen im Homeoffice – Wie gelingt die erfolgreiche Durchführung?

In den vergangenen Jahren hat die Flexibilität in der Arbeitswelt erheblich an Bedeutung gewonnen. Im Verlauf der Covid-19-Pandemie brachen die gewohnten Strukturen und Routinen ein, darunter auch die Pflege sozialer Kontakte im direkten Arbeitsumfeld. Im Zuge der häuslichen Isolation und der Verlagerung ins Homeoffice wurde die Sehnsucht nach sozialer Interaktion besonders sichtbar. Deshalb sind virtuelle Kaffeepausen in den meisten Branchen immer beliebter geworden. Diese Art der digitalen Zusammenkunft entwickelte sich im Laufe der Zeit zu einer kreativen Möglichkeit, zwischenmenschliche Interaktionen und informelle Gespräche in einer sich wandelnden Arbeitswelt aufrechtzuerhalten. Doch wie sehen virtuelle Kaffeepausen in der Praxis aus?

Virtuelle Kaffeepausen in der Praxis

Durch die Corona-bedingten Ausgangsbeschränkungen verschoben sich die üblichen Kaffeepausen zunehmend in den virtuellen Raum, etwa über Videokonferenz-Tools wie Zoom, Skype oder Microsoft Teams. Das Unternehmen Microsoft führte im Zuge der Pandemie beispielsweise sogenannte „Coffee Chats“ ein, um die Mitarbeiter aktiv in den Austausch zu bringen. Dabei hat sich herauskristallisiert, dass – anders als bei ‚analogen‘ Kaffeepausen – die Moderation beim digitalen Austausch eine große Bedeutung einnimmt. Moderatoren sollten sich dabei um einen geregelten Ablauf und die Koordination kümmern und dafür Sorge tragen, dass sich möglichst alle Teilnehmer wohlfühlen. Zudem sind auch Icebreaker-Fragen, die zu Beginn der Pausenzeiten durch die Moderatoren gestellt werden können, ein hilfreiches Tool. Das erleichtert die Gesprächsführung und schafft neue Impulse.

Was Mitarbeiter von virtuellen Kaffeepausen erwarten

Mitarbeiter haben unterschiedliche Erwartungen an virtuelle Kaffeepausen, die je nach individuellen Vorlieben und der jeweiligen Unternehmenskultur variieren können. Allerdings manifestierte sich im Verlauf der Corona-Pandemie der grundsätzliche Wunsch, die gewohnten Strukturen einer ‚analogen‘ Kaffeepause auch im digitalen Raum beizubehalten. Insbesondere werden der rege soziale Austausch durch Small Talk, ein Gemeinschaftsgefühl, Unterhaltung, Entspannung und Abwechslung erwartet. Zudem zählen die Möglichkeit, den Ablauf der Kaffeepause aktiv mitzugestalten, und die Achtung des Datenschutzes zu den zentralen Wünschen von Mitarbeitern, die am digitalen Austausch teilnehmen. Letztendlich erwarten Mitarbeiter durch die Zusammenkunft – ob nun analog oder digital – eine generelle Stärkung des Zusammenhalts im Team und eine leichtere Integration von neuen Kollegen.

Häufige Fehler & Good Practices für virtuelle Kaffeepausen

Diese Erwartungen an virtuelle Kaffeepausen können aufgrund von vermeidbaren Fehlern schnell enttäuscht werden. Der wohl häufigste Fehler im Kontext virtueller Zusammenkünfte stellt die unzureichende Organisation und Planung dar. Hierneben ergeben sich weitere Risikofaktoren, die im Kontext des virtuellen Austauschs unbedingt beachtet werden müssen. Dazu zählen das Phänomen des Digital Burnout, also einer geistigen und körperlichen Erschöpfung, die aus einer übermäßigen Nutzung digitaler Geräte wie Computer, Tablet oder Smartphone resultiert. Auch die mangelnde Beteiligung der Mitarbeiter kann die Durchführung von digitalen Kaffeepausen gefährden. Umso wichtiger ist es, die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter regelmäßig abzufragen und die folgenden Grundregeln zu beachten:

regelmäßige Termine festlegen, z.B. einmal pro Woche oder einmal pro Tag in einem bestimmten Zeitraum
alle Mitarbeiter rechtzeitig informieren, um so eine offene interne Kommunikation zu ermöglichen
verantwortliche Person für die Moderation bestimmen
inklusive Räume schaffen, die allen Mitarbeitern zugänglich sind und in denen sich jede Person wohlfühlt
Tools zur Förderung von Interaktion einsetzen, wie z.B. Kahoot oder Bittefeedback

Die Teilnahme an den virtuellen Kaffeepausen sollte zudem immer freiwillig erfolgen.

Fazit

Auch nach der Corona-Pandemie bleibt die soziale Interaktion im Homeoffice ein unverzichtbarer Bestandteil des Arbeitsalltags. Virtuelle Kaffeepausen sind eine einfach umzusetzende Möglichkeit, damit Teams auch außerhalb der Büroräume miteinander in Kontakt bleiben. Mit einer gut geplanten Organisation können regelmäßige Kaffeepausen via Zoom, Teams oder Skype eine Schlüsselrolle spielen, um den Teamgeist und das Wohlbefinden von Mitarbeiter nachhaltig zu stärken. Damit leistet der digitale Austausch im Team einen wichtigen sozialen Beitrag für eine effizientere Zusammenarbeit.

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