Führen im Homeoffice – Herausforderungen und Lösungen

In den letzten beiden Jahren ist das Thema Homeoffice immer stärker in den Mittelpunkt gerückt. Unser Unternehmen war der neuen Flexibilität gegenüber von Anfang an sehr aufgeschlossen und das Homeoffice wurde schnell zum festen Bestandteil der NETHINKS-Unternehmenskultur. Unser Team wurde dafür im Homeoffice mit der entsprechenden Infrastruktur ausgestattet: Durch die Einrichtung eines VPN-Clients konnten die Mitarbeiter sicher auf unser Firmennetzwerk zugreifen und über VoIP-Telefonie problemlos mit Kollegen und Kunden in Kontakt bleiben. Bei der Führung von Mitarbeitern haben sich für uns allerdings neue Herausforderungen ergeben: Während man seine Kollegen im Betrieb täglich sieht, fehlt Führungskräften diese Möglichkeit im Homeoffice. Als Vorgesetzter muss man daher neue Wege finden, um mit dem Personal zu kommunizieren. Wie stellt man als Führungskraft also sicher, dass Arbeiten gut erledigt werden und die Mitarbeiter weiterhin motiviert bleiben?

Vertrauen im Homeoffice

Vor der globalen Corona-Pandemie wurde das mobile Arbeiten im Homeoffice häufig abgelehnt. Einige Führungskräfte konnten sich kaum vorstellen, dass Mitarbeiter auch ohne Aufsicht produktive Arbeiten übernehmen und gewissenhaft durchführen können. Im Zuge der Pandemie hat sich jedoch gezeigt, dass die Produktivität im Homeoffice sogar steigen kann. Voraussetzung hierfür ist allerdings eine klare Aufgabenverteilung, die Festlegung von Zuständigkeiten und die Möglichkeit, schnell mit Vorgesetzten und Kollegen zu kommunizieren. Es hat sich auch gezeigt, dass tägliche und wöchentliche Routinen wesentlich zum Erfolg der Arbeit im Homeoffice beitragen.

Effiziente Planung der Aufgaben

Ein wichtiges Instrument für die Arbeitsorganisation ist der Einsatz digitaler Tools, mit dem man zentrale Aufgaben planen kann. Ein Aufgabenboard bspw. in dem von NETHINKS genutzten ERP-System Odoo oder in Microsoft Teams ermöglicht es der Führungskraft, den Überblick über die anstehenden Aufgaben zu behalten.

Bei der Überprüfung des Arbeitsstandes ist es wichtig, dass die Aufgaben immer mit einem konkreten Erledigungsdatum versehen sind. Auch sollten die Aufgaben an einem Arbeitstag zu schaffen sein. Ansonsten leidet die Motivation der Mitarbeiter unter dem Gefühl der Überlastung. Eine Aufgabe braucht zudem einen Titel und eine kurze Umschreibung der Tätigkeit. Auch das gewünschte Ergebnis kann umrissen werden. Der Status der Aufgabe („in Vorbereitung“, „in Arbeit“, „fertig“, „abgenommen“) hilft dabei, den Fortschritt der jeweiligen Aufgabe zu erkennen. So lassen sich die Aufgaben auch besser sortieren. Um einzelne Aufgaben konkret zuzuordnen, findet in der Regel wöchentlich oder alle zwei Wochen ein Planungsmeeting im Team statt. Hier können die einzelnen Aufgabenbereiche gemeinsam besprochen und verteilt werden.

Vorteil der täglichen Routinen

Die tägliche Arbeit wiederum wird in regelmäßigen Arbeitstreffen besprochen, in so genannten Dailies. Ein Daily ist ein kurzes Meeting, bei dem sich zu Arbeitsbeginn alle Teilnehmer in einer Videokonferenz treffen. Wichtig ist hier, dass die Kameras der Mitarbeiter eingeschaltet sind, damit sich die Kollegen gegenseitig sehen können. Im Daily berichtet jeder Mitarbeiter kurz, was er oder sie am gestrigen Tag erledigt hat und welche Tätigkeiten für den heutigen Tag anstehen. Das gibt der Führungskraft die Möglichkeit, eventuelle Probleme frühzeitig zu erkennen und schnell zu reagieren.

Welche Probleme können im Homeoffice auftreten und wie kann die Führungskraft sie lösen?

Neben den Projektmeetings und den Daylies ist es auch wichtig, sogenannte Retrospektiven durchzuführen. Damit können Führungskräfte in regelmäßigen Abständen von den Teammitgliedern erfahren, wie es ihnen geht und wie sie die Zusammenarbeit subjektiv einschätzen. Solche Retrospektiven können Software-gestützt mit eigens entwickelten Tools wie Metro Retro oder dem Mind-Manager Simple-Mind durchgeführt werden.

Etablierung sozialer Routinen

Neben diese formalen Meetings ist auch wichtig, dass soziale Verbindungen und Kontakte im Unternehmen aufrechterhalten werden. Bei NETHINKS haben wir hierfür einen Video-Kanal unter dem Namen „Kaffeemaschine“ dauerhaft geöffnet. Dort konnten sich alle Teilnehmer den ganzen Tag über in virtuellen Gesprächen austauschen, beinahe so, als würden sie miteinander an einem Tisch sitzen. Zusätzlich haben wir bei NETHINKS noch ein innovatives Tool etabliert: In Work Adventure können Teilnehmer als Avatar umherlaufen und beim Aufeinandertreffen mit einer anderen Figur per Video direkt mit dem Kollegen und weiteren Avataren sprechen.

Checkliste für erfolgreiches Führen im Home Office

Sie haben Fragen? Schreiben Sie uns eine Nachricht