Homeoffice – Hilfe, ich kenne mich nicht mehr aus

Im Zuge der globalen Corona-Pandemie hat sich der Trend zum Arbeiten im Homeoffice rasant verbreitet. Arbeitgeber schätzen die hohe Flexibilität, die das mobile Arbeiten ihren Mitarbeitern bietet. Gleichzeitig müssen viele neue Aspekte wie die Arbeitssicherheit im Homeoffice, die technische Ausstattung von Mitarbeitern oder das virtuelle Führen von Teams berücksichtigt werden. Doch die zunehmende Digitalisierung und die damit verbundenen Neuerungen verunsichern nicht nur Arbeitgeber. Auch Arbeitnehmer werden vor immer neue Herausforderungen gestellt, wenn es um die Arbeit im eigenen Zuhause geht. Doch wie gelingt es mir als Arbeitnehmer im Homeoffice, meine Aufgaben effizient und motiviert zu erledigen und dabei den Kontakt zu meinem Team zu halten? Diese Fragen stellt sich auch Marilena Winter, Vertriebsmitarbeiterin in einem mittelständischen Unternehmen, die an drei Tagen in der Woche zuhause arbeitet. Zu Beginn ihrer Zeit im Homeoffice war Marilena Winter maximal verunsichert, schließlich bringt die Arbeit in den eigenen vier Wänden große Umstellungen mit sich. Doch mit einigen Tipps und Tricks hat sich die Vertriebsmitarbeiterin erfolgreich im Homeoffice eingerichtet und meistert ihren Arbeitsalltag mit Sicherheit, Selbstorganisation und Effizienz.

Mit regelmäßiger Kommunikation den Kontakt halten

‚Wie bleibe ich mit meinem Team in Kontakt, damit wir uns über Fortschritte und Probleme austauschen können?‘ -Diese Frage hat die Vertriebsmitarbeiterin an ihren Homeoffice-Tagen von Anfang an sehr beschäftigt.

Denn Marilena Winter hat schnell erkannt, wie wichtig der regelmäßige Kontakt zu Vorgesetzten und Kollegen ist, um Projekte zu besprechen oder über das Firmengeschehen informiert zu bleiben. Außerdem fehlt ihr im Homeoffice manchmal die soziale Anbindung, die sie in ihrem Unternehmen in Besprechungen, Kaffeepausen oder zu Mittag mit ihren Kollegen pflegt. Deshalb hat sie bei ihren Vorgesetzten die Einrichtung von hybriden Dailys angeregt, an denen alle Teammitglieder täglich in Präsenz in der Firma oder virtuell von zuhause aus teilnehmen. Dafür hat Marilena Winter mit Microsoft Teams ein Videokonferenz-Tool auf ihrem Laptop installiert, der den Sichtkontakt mit dem Team im Homeoffice möglich macht und auch den Smalltalk mit den Kollegen erlaubt. Zusätzlich nutzt sie Microsoft Teams auch als Chat-Tool und kann so auch außerhalb der täglichen Dailys durch Kurznachrichten mit ihrem Team in Kontakt bleiben.

Projektmanagement-Tools für mehr Effizienz im Homeoffice

Neben Microsoft Teams und Outlook, das sie zur E-Mail-Kommunikation nutzt, verwendet Marilena Winter ein weiteres wichtiges Tool. Denn im Homeoffice hat sie sich zu Beginn häufiger die Frage gestellt, wie sie ihren Arbeitsalltag besser strukturieren kann. Mit dem Projektmanagement-Tool von Asana hat sie die Antwort schnell gefunden. Die benutzerfreundliche Plattform macht es ihr möglich, ihre Aufgaben transparent und übersichtlich zu planen und gemeinsam mit ihren Kollegen zu koordinieren. So kann die Vertriebsmitarbeiterin auch im Homeoffice im Workflow bleiben und ihre Tätigkeiten, Fortschritte und To-Dos übersichtlich im Blick behalten. Doch verstößt ihr Team mit der Nutzung einer externen Plattform nicht gegen die geltenden Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen nach Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)? Diese wichtige Frage hat Marilena Winter bereits vor der Nutzung von Asana geklärt. Die Plattform arbeitet nach DSGVO-konformen Richtlinien und garantiert hierdurch den Schutz von vertraulichen Kunden- und Firmendaten. Dann wäre da noch das Problem mit einem gesicherten Zugriff auf das Firmennetzwerk, um auch im Homeoffice größere Dateien zu verwalten. Und auch hier hat Marilena Winter schnell ein Lösung gefunden: Nach der Einrichtung eines gesicherten Cloud-Zugang kann sie auch von zuhause aus auf das firmeneigene Netzwerk zugreifen. Damit sie gegen ungewollten Datenverlust abgesichert ist, hat die Vertriebsmitarbeiterin ein zusätzliches Tool zur Datensicherung und -wiederherstellung auf ihrem Laptop installiert. So fühlt sie sich zu jeder Zeit sicher und kann ihre Aufgaben im Homeoffice ohne große Bedenken erledigen.

Arbeitszeiten, Arbeitsatmosphäre und Pausengestaltung im Homeoffice

 Nachdem Marilena Winter alle wichtigen Fragen rund um die Kommunikation im Team und die Organisation ihrer Aufgaben klären konnte, stand sie vor einer weiteren Herausforderung: Wie sollte sie ihre Arbeitszeiten im Homeoffice strukturieren und welche Regelungen gilt es dabei zu beachten? Als sie in das Homeoffice gewechselt ist, hatte sie große Angst vor einer Überbelastung. Diese Sorge war unbegründet, da im Homeoffice die gleichen Arbeitszeitregelungen gelten wie am Arbeitsplatz in einem Betrieb. Marilena Winter hat schnell erkannt, dass die klare Festlegung und Einhaltung von Arbeitszeiten ein wichtiger Baustein für ihre Motivation ist. Denn so gelingt es der Vertriebsmitarbeiterin, das Berufsleben von ihrer Freizeit zu trennen und nicht zu viel zu arbeiten. Mit der Dokumentation ihrer Arbeitszeiten verschafft sie sich zudem einen Überblick, was sie bereits geleistet hat und wann sie in den Feierabend starten kann. Mit der Einrichtung eines räumlich abgetrennten und hellen Arbeitszimmer hat sie außerdem die idealen Voraussetzung geschaffen, um nach Feierabend im Wohnzimmer von der Arbeit abschalten zu können. Das gelingt ihr auch in den Pausen: Mit regelmäßigen Auszeiten motiviert sie sich für anstehende Aufgaben und nutzt kurze Spaziergänge an der frischen Luft, um den Kopf freizukriegen.

Klare Regelungen im Homeoffice

Auch wenn im Homeoffice die gleichen Arbeitszeitregelungen gelten wie am Arbeitsplatz im Unternehmen, fühlte sich Marilena Winter zu Beginn rechtlich unsicher. Sollte sie die Homeoffice-Regelung in ihren Arbeitsvertrag eintragen lassen oder wäre das übertrieben? Eine befreundete Anwältin gab ihr den entscheidenden Tipp: Alle Bestimmungen und Absprachen zum Arbeiten im Homeoffice sollte sie möglichst genau im Arbeitsvertrag festhalten lassen. Denn so lassen sich Missverständnisse verhindern und mögliche Probleme im Hinblick auf Arbeitszeiten oder die technische Ausstattung bereits im Voraus vermeiden.

Nachdem Marilena Winter ihren Arbeitsvertrag anpassen ließ, schossen ihr gleich zwei weitere Fragen in den Kopf: ‚Hat der Arbeitgeber das Recht, meinen Arbeitsplatz im Homeoffice betreten? Und muss ich im Homeoffice immer erreichbar sein?‘ Auch hier half ihr die befreundete Anwältin und erklärte der Vertriebsmitarbeiterin, dass der Arbeitgeber den Arbeitsplatz im Homeoffice nur mit der ausdrücklichen Zustimmung von Marilena Winter inspizieren darf. Ein Grund für einen Besuch des Vorgesetzten im eigenen Arbeitszimmer könnte zum Beispiel die Überprüfung der Einhaltung von geltenden Regelungen zum Datenschutz und der Arbeitssicherheit sein. Und so wie es kein generelles Zutrittsrecht für Arbeitgeber gibt, müssen Arbeitnehmer im Homeoffice auch nicht ständig erreichbar sein. Allerdings hat sich Marilena Winter im Homeoffice so eingerichtet, dass sie bei Rückfragen im Team innerhalb kurzer Zeit per E-Mail oder telefonisch zur Verfügung steht. Das schafft Vertrauen zum Vorgesetzten und stärkt zugleich den sozialen Zusammenhalt im Team.

Fazit – Arbeitnehmer und das Homeoffice

Marilena Winter hat sich nach anfänglichen Herausforderungen und vielen offenen Fragen mittlerweile gut im Homeoffice eingelebt. Durch den regelmäßigen Kontakt zum Unternehmen, ihrem guten Verhältnis zum Team und der direkten Kommunikation mit den Vorgesetzten klappt die Arbeit in den eigenen vier Wänden reibungslos. Klare Arbeitszeitregelungen, die räumliche Abtrennung ihres Arbeitszimmers und die richtige technische Unterstützung haben alle Voraussetzungen geschaffen, damit sie im Homeoffice effizient, sicher und motiviert arbeiten kann.