Der Schutz sensibler Daten ist im Zeitalter der Digitalisierung zu einem wichtigen Dauerthema geworden. Kaum ein Tag vergeht, an dem in den Medien nicht von Leaks, Datenverlust oder Datenpannen berichtet wird. Mit der zunehmenden Veränderung unserer Arbeitskultur und der steigenden Bedeutung von mobilem Arbeiten müssen Unternehmen auf dynamische Situationen reagieren und den Datenschutz auch im Homeoffice mitdenken. Doch wie lässt sich größtmögliche Sicherheit für sensible Daten herstellen, wenn Mitarbeitende unterwegs oder in den eigenen vier Wänden arbeiten? Welche Aspekte sind relevant und was muss beachtet werden, um Sicherheitslücken zu schließen und Vertraulichkeit zu garantieren? Diese Fragen stellen sich auch Mario Kruse, Vertriebsleiter in einem mittelständischen Unternehmen, und seine Vertriebsmitarbeiterin Marilena Winter, die an drei Tagen in der Woche zuhause arbeitet. Wie sie die Herausforderungen des Datenschutzes im Homeoffice meistert, erläutern wir in diesem Blog-Beitrag.
Bewusstsein für Datenschutz schaffen
Bevor Frau Winter ihre Tätigkeiten teilweise in das Homeoffice verlegen durfte, hat ihr Vorgesetzter sie zu einem Gespräch in sein Büro gebeten. Mario Kruse und seine Mitarbeiterin sind in diesem Gespräch alle relevanten Aspekte des Datenschutzes im Homeoffice durchgegangen und haben – neben dem Arbeitsschutz, Arbeitszeiten und praktischen Themen wie die technische Ausstattung – auch Bedenken rund um das Thema Datenschutz erörtert. Dabei wurde Frau Winter über die geltenden Datenschutzgesetze und die Unternehmensrichtlinien zur Datenspeicherung aufgeklärt. Diese vollumfassende Aufklärung ist besonders wichtig, um Mitarbeitende für die Bedeutung von Informationssicherheit zu sensibilisieren und das entsprechende Bewusstsein für Schutzmaßnahmen zu schaffen. Denn nur im offenen Austausch gelingt es, ein breites Verständnis für die Risiken und Bedrohungen in der digitalen Welt zu entwickeln. Dazu zählen unter anderem der Datenverlust ohne fremdes Zutun, der Identitätsdiebstahl durch unzureichend gesicherte persönliche Daten, die Störung des Geschäftsbetriebes durch Malware und im schlimmsten Fall Erpressung durch Kriminelle, was zu einer Verletzung von Vertrauen, Integrität und Verfügbarkeit führen kann.
Sichere Passwörter
Mit der geeigneten technischen Ausstattung ausgerüstet richtet sich die Vertriebsmitarbeiterin Marilena Winter nun endlich im Homeoffice ein. Für den Zugang zu ihrem Laptop, dem E-Mail-Programm und den Daten im Firmennetzwerk muss sie zunächst einmal eine Reihe von Passwörtern festlegen. Dabei befolgt sie einige wichtige Grundregeln: So sollten ihre Passwörter grundsätzlich einzigartig sein und mindestens acht Zeichen umfassen – hier gilt: je länger, desto besser. Eine komplexe Kombination aus Klein- und Großbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen erhöhen die Sicherheit deutlich. Entgegen früheren Behauptungen kann ein gutes und sicheres Passwort über einen längeren Zeitraum benutzt werden und bedarf keiner regelmäßigen Änderung. Außerdem wählt Frau Winter unterschiedliche Passwörter für die jeweiligen Zugänge zu Laptop, E-Mail-Progamm und Firmennetzwerk, damit es potentielle Datendiebe schwieriger haben. Um den Überblick über Ihre Passwörter zu behalten, nutzt Frau Winter in Absprache mit ihrem Vorgesetzten einen Passwort-Manager. Das ist ein Programm, das Benutzernamen und Passwörter mit Verschlüsslung und einem Masterpasswort sicher verwahrt.
Phishing-Mails & Schutz vor Spionage
Auch im Homeoffice sind sogenannte Phishing-Mails eine gefährliche Bedrohung. Diese E-Mails sehen durch einen vermeintlich bekannten Absender häufig vertrauenswürdig aus, haben jedoch den Diebstahl von sensiblen Daten zum Ziel. Meist wird der Nutzer in einer gefälschten E-Mail aufgefordert, einen Link zu klicken oder den Anhang der E-Mail zu öffnen. Frau Winter ist gleich doppelt gegen diese Art des Online-Betruges gewappnet: Durch den Spam- & Virenfilter ihres E-Mail-Programms wie dem SPAMTITAN von NETHINKS [LINK zum SPAMTITAN] werden verdächtige Nachrichten abgefangen und landen gar nicht erst in ihrem E-Mail-Postfach. Außerdem ist sie sich nach dem Vorgespräch mit ihrem Vorgesetzten darüber im Klaren, dass sie keine persönlichen oder firmenbezogene Informationen an unbekannte oder verdächtige Personen weitergeben sollte und alle neuen Kontakte unbedingt verifizieren muss. Um sich vor unerwünschten „Lauschangriffen“ zu schützen, weiß Marilena Winter auch, dass sie für sensible Daten und Informationen nur verschlüsselte Kommunikationskanäle verwenden darf. Deshalb nutzt sie auch keine öffentliche WLAN-Verbindungen für ihre Arbeit, wenn sie doch einmal unterwegs ist und außerhalb des Homeoffice remote arbeitet.
Hohe Vertraulichkeit & verantwortungsvoller Umgang mit Daten
Auch im Homeoffice achtet Frau Winter auf Vertraulichkeit und die Sicherheit ihrer mobilen Geräte. Das bedeutet: In ihrem Arbeitszimmer hat sie den Bildschirm so positioniert, dass niemand von der Türe aus die Inhalte darauf sehen kann. Ihre dienstlichen Telefonate führt Frau Winter mit einem Headset, damit niemand ungewollt komplette Konversationen mithören kann. Und immer dann, wenn sie nicht am Arbeitsplatz ist, aktiviert sie die Bildschirmsperre. So kann sie sicherstellen, dass Dritte keinen ‚analogen‘ Zugriff auf sensible Daten und Informationen haben. Dem unbefugten ‚digitalen‘ Zugriff beugt die Vertriebsmitarbeiterin indes mit viel Behutsamkeit vor: Neben ihrer Vorsicht bei Phishing-Mails lädt sie keine Apps oder Programme auf ihren Unternehmenscomputer, deren Herkunft sie nicht kennt oder die sie für potentiell schädlich hält. Auch beim Umgang mit ihren Daten handelt Marilena Winter verantwortungsvoll: Sie speichert und verarbeitet nur notwendige Daten, führt regelmäßige Daten-Backups durch und löscht nicht mehr benötigte Dateien.
Datenschutz als Lernprozess
Sofern Frau Winter doch einmal ein Problem feststellt, das beispielsweise durch fremde Malware und einen selbstverschuldeten Fehler verursacht wurde, ist Ruhe und Besonnenheit gefragt. Hier sollte sie nicht versuchen, das Problem eigenständig zu lösen, sondern bei Sicherheitsverletzungen stets den Kontakt zu ihrem Vorgesetzten und der zuständigen IT-Abteilung suchen. Das ist besonders wichtig, um das Ausmaß des Problems durch qualifiziertes Fachpersonal abschätzen zu können und schnelle Lösungen zu finden. Da sich digitale Gefahren in virtuellen Welten ständig verändern, sind regelmäßige Fortbildungen und Trainings in Sachen Datenschutz ein wichtiger Baustein für vollumfängliche. Mit ihrem Vorgesetzten Mario Kruse hat Frau Winter deshalb die regelmäßige Teilnahme an Datenschutz- und Sicherheitsschulungen vereinbart, um ihr Wissen auf dem neuesten Stand zu halten. Ihr ist es ein besonderes Anliegen, aus Fehlern zu lernen, und in Zukunft bestmöglich auf die Herausforderungen des Datenschutzes vorbereitet zu sein.
Bei allen Vorüberlegungen zum ‚Arbeiten im Homeoffice‘ sollte eines unbedingt beachtet werden: Für die technische Ausstattung im Homeoffice ist allein der Arbeitgeber verantwortlich. Weitere Informationen zu den geeigneten technischen Lösungen, den Rechten und Pflichten im Homeoffice sowie allgemeine Tipps zum Thema finden Sie in den folgenden Blog-Posts:
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