Wer erinnert sich nicht an die Zeiten, in denen das Faxgerät im Großraumbüro piepste und meterweise Papier produzierte? Wir schreiben das Jahr 1997: NETHINKS war gerade ein Jahr alt, und ein großer Teil der schriftlichen Kommunikation in Unternehmen lief noch über Fax. Gleichzeitig verbreitete sich die E-Mail langsam als digitales Medium. Nur wenige Jahre später wurde prognostiziert, dass das Fax bald verschwinden und durch andere Kommunikationsformen ersetzt werden würde. Doch auch im Jahr 2026 ist das Fax in vielen Betrieben noch immer präsent. Seine Bedeutung sinkt zwar, aber deutlich langsamer, als viele erwartet haben.
Die Entwicklung der Fax-Nutzung in Deutschland
Die Geschichte des Faxgeräts reicht weiter zurück, als viele vermuten. Bereits 1843 entwickelte der schottische Erfinder Alexander Bain einen elektrischen Telegraphen, der neben Text auch Bilder übertragen konnte. Damit legte er den Grundstein für eine Technologie, die rund 140 Jahre später in den 1980er- und 1990er-Jahren zum Kommunikationsstandard in der Bürowelt wurde. In einer Zeit, in der E-Mails noch kaum verbreitet waren und Dokumente oft per Post verschickt wurden, ermöglichte das Fax die schnelle Übertragung von Verträgen, Bestellungen oder Auftragsbestätigungen. Was heute selbstverständlich erscheint, war damals eine kleine Revolution der Unternehmenskommunikation. Trotz digitaler Tools wie E-Mail oder Messenger-Diensten ist das Fax in Deutschland weiterhin verbreitet. Laut einer Bitkom-Studie aus dem Jahr 2024 nutzten damals noch 77 Prozent der deutschen Unternehmen Fax. Die häufige oder sehr häufige Nutzung ging zwar zurück, dennoch zeigt sich: Das Fax verschwindet nicht plötzlich, sondern Schritt für Schritt.
Warum Unternehmen weiterhin faxen
Die Gründe für die Fax-Nutzung sind unterschiedlich. Viele Unternehmen nutzen das Fax weiterhin für die Kommunikation mit Behörden. Manche Verwaltungen, Kommunen oder Finanzämter bieten diesen Übertragungsweg nach wie vor an oder erwarten ihn in bestimmten Prozessen, etwa bei kurzfristigen Anträgen oder fristgebundenen Unterlagen. Ein weiterer Grund ist die Sendebestätigung. Viele Unternehmen sehen im Fax eine Alternative zum klassischen Postversand, weil der Sendebeleg als Nachweis für die Übermittlung eines Dokuments dient. Auch etablierte Prozesse spielen eine Rolle. In einigen Branchen sind Faxgeräte tief in bestehende Abläufe integriert. Besonders im Gesundheitswesen werden Arztberichte oder Dokumente für Krankenkassen teilweise noch immer per Fax übermittelt. Hinzu kommen Gewohnheit, Zustellnachweise bei wichtigen Dokumenten und die Erwartung bestimmter Kunden, weiterhin per Fax erreichbar zu sein. In einzelnen Unternehmen gilt das Fax außerdem als Notfalllösung, wenn E-Mail oder andere digitale Systeme nicht verfügbar sind. Gleichzeitig ist klar: Die Sicherheit klassischer Faxübertragung muss kritisch betrachtet werden. Faxe werden unverschlüsselt übermittelt und können von Personen eingesehen werden, die Zugriff auf ein analoges Faxgerät haben. Gerade mit Blick auf Datenschutz und DSGVO ist das ein wichtiger Punkt.
Faxen mit heinrich
Auch wenn die Fax-Nutzung in Deutschland langsam zurückgeht, gibt es weiterhin gute Gründe, nicht vollständig auf diesen Kommunikationsweg zu verzichten. Kunden nutzen unterschiedliche Kanäle, und Behörden sind in ihrer digitalen Entwicklung nicht überall gleich weit. Moderne Kommunikation bedeutet deshalb nicht, alles Alte sofort abzuschaffen. Es geht vielmehr darum, relevante Kommunikationswege in einer übersichtlichen digitalen Umgebung bedienen zu können. Genau hier kommt heinrich ins Spiel. Die VoIP-Telefonanlage passt sich an die Bedürfnisse moderner Kommunikation an und kann Faxe ohne analoges Gerät versenden und empfangen.
Dass diese Funktion weiterhin wichtig ist, zeigt sich auch in Produktpräsentationen. Der Hinweis auf die Fax-Funktion wird zwar häufig mit einem Schmunzeln aufgenommen, aber ebenso oft mit Erleichterung. Für viele Unternehmen ist Fax eben noch immer Teil der täglichen Kommunikation. Mit dem Fax-Feature von heinrich können Faxe digital versendet und empfangen werden. Der Versand erfolgt über die Benutzeroberfläche von heinrich per Drag-and-Drop: Dokumente werden hochgeladen, an die gewünschte Faxnummer versendet und mit einem Sendebericht per E-Mail bestätigt. Die Bedienung ist intuitiv und lässt sich einfach in die bestehende Kommunikationsumgebung integrieren.
Alte Wege modern nutzen
Das Fax ist ein gutes Beispiel dafür, dass digitale Transformation nicht immer bedeutet, bestehende Kommunikationswege sofort zu ersetzen. Manche Technologien bleiben länger relevant, weil Prozesse, Behördenkommunikation oder Kundenerwartungen weiterhin darauf ausgerichtet sind.
Mit heinrich lässt sich dieser Kommunikationsweg in eine moderne Umgebung integrieren – ohne analoges Faxgerät und ohne Medienbruch im Arbeitsalltag.
